Småpenger
Et småkassefond er et lite beløp som holdes for hånden for å betale for mindre utgifter, for eksempel kontorrekvisita eller refusjon. Et lite kontantfond vil gjennomgå periodiske avstemminger, med transaksjoner også bokført i årsregnskapet. Det kan være et lite kontantfond, som kan være en skuff eller eske, i hver avdeling for større selskaper.
Viktige takeaways
- Små kontanter eller småkassefondet er et lite beløp som brukes til å betale utgifter som er for små til å fortjene til å skrive en sjekk.
- Det kan være en småkasseskuff eller -kasse i hver avdeling for større selskaper.
- Et småkassefond kan brukes til kontorrekvisita, kort til kunder, blomster, betale for en lunsj for ansatte eller refusjon av ansatte for utgifter.
Forstå småpenger
Små kontanttransaksjoner gir bekvemmelighet for små transaksjoner som det er urimelig eller uakseptabelt å utstede en sjekk for. Den lille mengden kontanter som et selskap anser som smålig, vil variere, med mange selskaper som holder mellom $ 50 og $ 200 som et småkassefond. Eksempler på transaksjoner som et lite kasse brukes til:
- Kontorrekvisita
- Kort til kunder
- blomster
- Betaler for en lunsj for en liten gruppe ansatte
- Refusjon av en ansatt for små arbeidsrelaterte utgifter
Forvaltere av småkassefond utpekes til å føre tilsyn med fondet. Forvaringspliktene inkluderer generelt håndhevelse av småkontantregler og forskrifter, ber om påfyll og dispensere midler.
Spesielle hensyn
Småpantfondet avstemmes med jevne mellomrom for å bekrefte at fondets saldo er riktig. Når småsaldoen faller til et forhåndsinnstilt nivå, søker depotmottakeren vanligvis for ytterligere kontanter fra kassereren. På dette tidspunktet beregnes summen av alle kvitteringene for å sikre at den samsvarer med de utbetalte midlene fra småkontantskuffen. Hvis det trengs nye midler, skriver kassereren en ny sjekk for å finansiere småkasseskuffen og tar i bytte inn kvitteringene fra kjøpene som tømte kontantene.
Avstemmingsprosessen sikrer at fondets gjenværende saldo tilsvarer forskjellen mellom den opprinnelige saldoen minus gebyrer som er detaljert på kvitteringer og fakturaer. Hvis den gjenværende saldoen er mindre enn hva den skal være, er det mangel. Hvis den gjenværende saldoen er mer enn hva den skal være, er det et overskudd. Selv om det kan være mindre avvik, bør kilden til avvik identifiseres og korrigeres når det er ubalansert.
Internal Revenue Service (IRS) anbefaler å arkivere småkontantkuponger og knytte dem til kvitteringer for å registrere og dokumentere småkontantutgifter.
Krav til småkassa
Bruken av et lite kontantfond omgår visse interne kontroller. Tilgjengeligheten av småkontanter betyr ikke at den kan nås til ethvert formål og av hvem som helst. Mange selskaper bruker streng intern kontroll for å forvalte fondet. Ofte er begrensede personer autorisert til å godkjenne utbetalinger og kan bare gjøre det for utgifter relatert til legitim virksomhetsvirksomhet eller virksomhet.
En småkasserer kan få tildelt å utstede sjekken for å finansiere småkasseskuffen og føre de nødvendige regnskapsposter. Småvaktmannen er tiltalt for å dele ut kontantene og samle inn kvitteringer for alle kjøp eller bruk av midlene. Etter hvert som summen av småkontanter går ned, skal mottakene øke og binde seg til det totale beløpet som er trukket tilbake.
Ved å ha en småkontantkasserer og en småteknisk forvarer, hjelper den doble prosessen med å holde midlene sikre og sikre at bare de autoriserte har tilgang til det.
Spille inn småkassa
Når et lite kontantfond er i bruk, registreres fortsatt småkontanttransaksjoner i regnskapet. Det blir ikke foretatt noen regnskapsmessige journaloppføringer når kjøp gjøres med småkontanter, det er bare når depotmannen trenger mer kontanter - og i bytte mot kvitteringene, mottar nye midler - at journalpostene blir registrert. Journaloppføringen for å gi depotmottakeren mer penger er en debet til småkassefondet og en kreditt til kontanter.
Hvis det er mangel eller overskudd, registreres en journalpost til en over / kort konto. Hvis småkontantfondet er over, føres en kreditt for å representere en gevinst. Hvis småkontantfondet er kort, føres det en debet som representerer et tap. Over- eller kortkontoen brukes til å tvinge balansen i fondet etter avstemming.
Sammenlign Navn på leverandør av investeringskontoer Beskrivelse Annonsørens avsløring × Tilbudene som vises i denne tabellen er fra partnerskap som Investopedia mottar kompensasjon fra.