Refusjonsplan
En generisk betegnelse på flere typer planer som refunderer ansatte for ulike typer arbeidsrelaterte utgifter. Disse utgiftene kan inkludere medisinske, auto-, reise-, måltid- og underholdningskostnader. Arbeidsgivere planlegger refusjonsplaner for å la dem betale for et mer nøyaktig beløp på utgifter til ansatte, i stedet for å måtte gi et bredt godtgjørelse eller øke kompensasjonen for å dekke dem.
Forståelse av refusjonsplan
Refusjonsplaner kan ha mange former, for eksempel ansvarlige og ikke-ansvarlige planer, fordeler med minimale frynser, eller kjørelengde og reisegodtgjørelse for biler. Ansatte kan ikke ta personlige fradrag av noe slag for utgifter som dekkes under en refusjonsplan. Ansatte må levere tilstrekkelig detaljerte poster over utgiftene via logger eller kvitteringer for at arbeidsgivere skal kunne trekke fra refusjonene.
IRS-publikasjon 535, Business Expenses, sier følgende: “For å være fradragsberettiget, må en virksomhetskostnad være både ordinær og nødvendig. En vanlig utgift er en som er vanlig og akseptert i din bransje. En nødvendig utgift er en som er nyttig og passende for din handel eller virksomhet. En utgift trenger ikke å være uunnværlig for å bli ansett som nødvendig. ”
Enkelte stater som California krever at arbeidsgivere refunderer ansattes rimelige arbeidsrelaterte utgifter, og eventuelle utbetalingsgodtgjørelser trenger ikke å rapporteres som lønn eller inntekt. Men for at dette skal skje, må arbeidsgivere på forhånd etablere en skriftlig ansvarlig plan, og de ansatte legger inn riktig dokumenterte utgifter under den planen. Dette for å sikre at utgiftsregistrene blir opprettholdt riktig på en betimelig og nøyaktig måte. Mange virksomheter har regnskapsførere og eller ansettelsesadvokater som underbygger utgiftene og sikrer korrekt rapportering og fradrag.
En oppdeling av noen vanlige eksempler på utgifter på arbeidsplassen som vil kreve godtgjørelse til arbeidsgivere inkluderer følgende:
- Transport: Kostnaden for arbeidsrelaterte reiser, inkludert utgifter til kjøretøy, måltider, losji, måltider og eventuelle underholdningsutgifter som oppfyller kriteriene beskrevet i IRS-publikasjon 463, reise-, underholdnings-, gave- og bilutgifter . Et høyt antall arbeidsgivere vil godtgjøre ansatte som bruker sine personlige kjøretøy for forretningsårsaker, til en standard kjørelengde, som fastsettes av skattemyndighetene, årlig. For eksempel er standard føderal kjørelengde for virksomhet i 2017 53, 5 cent per kilometer. Vanligvis anses rutinependlerutgifter mellom arbeidstakers hjem og arbeidsplass ikke som refunderbart.
- Rekvisita : Eventuelle nødvendige varer som en ansatt kjøper, kan refunderes til kostpris, forutsatt at de refunderes i henhold til en ansvarlig plan.
- Måltider og underholdning : Måltidskostnader og underholdningskostnader som påløper i en ansattes skattehjem kan refunderes, men bare hvis måltidene / underholdningen det er påviselig forretningsmessige formål.