Formålet med W-9-skjemaet

Bedrifter bruker IRS-skjema W-9, forespørsel om skattebetalers identifikasjonsnummer og sertifisering, for å få informasjon fra leverandører de ansetter som uavhengige entreprenører (også kalt frilansere). Når en virksomhet betaler en entreprenør $ 600 eller mer i løpet av et skatteår, må den rapportere disse utbetalingene til Internal Revenue Service (IRS) ved å bruke en informasjonsretur som heter Form 1099-MISC. Virksomheter bruker navn, adresse og personnummer eller skatteidentifikasjonsnummer entreprenører oppgir på skjema W-9 for å fylle ut informasjonen. Verken avsender eller mottaker skal sende en kopi til skattemyndighetene.

Virksomheter som ansetter uavhengige entreprenører, holder ikke inntektsskatt eller betaler Medicare eller trygdeskatt for sine uavhengige entreprenører, slik de gjør for sine ansatte. I stedet er entreprenører ansvarlige for disse forpliktelsene. Imidlertid ønsker skattemyndighetene fortsatt å vite hvor mye disse entreprenørene har mottatt for å sikre at de betaler skatten de skylder, og det bruker skjema 1099-MISC for å samle denne informasjonen. Bedrifter sender ikke skjema W-9 til skattemyndighetene.

Formålet med W-9 Form

Informasjon som trengs på skjema W-9

Skjema W-9 ber om den uavhengige entreprenørens navn, forretningsnavn (hvis forskjellig), virksomhetsenhet (enkeltpersonforetak, partnerskap, C-selskap, S-aksjeselskap, tillit / eiendom, aksjeselskap eller "annet") og virksomhetens skatteidentifikasjon nummer (eller personnummer, for eneeiere som ikke bruker et eget skatte-ID-nummer).

Skjema W-9 ber også personen som fyller ut det om å bekrefte at de ikke er underlagt sikkerhetskopiering. De fleste skattebetalere er det ikke, men hvis de er det, vil selskapet som ansetter den uavhengige entreprenøren holde tilbake inntektsskatt fra den entreprenørens lønn til en fast sats på 24% (for skatteår 2018-25) og sende den til skattemyndighetene.

Ettersom skjema W-9 krever oppføring av skatte-ID eller personnummer, må både personen som fyller ut det og selskapet som mottar det utfylte skjemaet beskytte det nøye under overføring og etter mottakelse for å beskytte mot identitetstyveri.

Når du ikke skal fylle ut en W-9

En uavhengig entreprenør som mottar en uventet W-9, bør nøle med å fylle den ut og undersøke om rekvirenten har en legitim grunn til å be om dette skjemaet. Finansinstitusjoner bruker noen ganger skjema W-9 for å be om informasjon fra en kunde når de trenger å rapportere utbytte eller renter. Vær forsiktig her: Finansinstitusjonen bør sannsynligvis allerede ha skatte-ID-nummeret ditt fra da du åpnet kontoen.

En annen situasjon der du bør nøle før du fyller ut skjema W-9 er hvis selskapet ber deg om å gjøre det, er arbeidsgiveren din, og du skal klassifiseres som en ansatt, ikke en uavhengig entreprenør. Forskjellen er betydelig.

Ansatt eller uavhengig entreprenør?

Hvis du er en ansatt, vil arbeidsgiveren din holde tilbake inntektsskatt, holde tilbake og betale trygd og medisinsk skatt, og betale arbeidsledighetsskatt på lønnen din. Hvis du er en uavhengig entreprenør, vil det ikke. Det betyr at du vil være ansvarlig for arbeidsgivers andel av skatter i trygd og medisin, og at du ikke vil være kvalifisert for arbeidsløs kompensasjon hvis du er permittert.

En skruppelløs eller økonomisk sliter arbeidsgiver kan prøve å klassifisere en ansatt som en uavhengig entreprenør for å spare penger. Hvis du er klassifisert som en uavhengig entreprenør, vil arbeidsgiveravgiften "sparing" komme ut av lommen som selvstendig næringsdrivende skatt. Du vil også bli ansvarlig for å beregne og betale estimerte skatter fire ganger i året og fylle ut plan C når du leverer den årlige selvangivelsen.

Det er ikke alltid klart om en arbeidstaker er en ansatt eller uavhengig entreprenør, men generelt, jo mer kontroll virksomheten har over hva arbeiderne gjør og hvordan de gjør det, desto mer sannsynlig er det at de er ansatte. Hvis din Spidey-sans begynner å prikke når noen som ansatt deg kaller deg en uavhengig entreprenør, er det et godt tegn, og du bør undersøke situasjonen nærmere. Begynn med å gå gjennom IRS-diskusjonen om forskjellen mellom de to. Hvis du er ansatt, bør du fylle ut skjema W-4, ikke skjema W-9.

Her er et eksempel på når en arbeidsgiver legitimt kunne endre statusen din fra ansatt til uavhengig entreprenør. Du er en dataprogrammerer, og du må komme inn på kontoret fra 9 til 18, mandag til fredag. Selskapet leverer skrivebordet og datamaskinen din.

Fra neste måned, vil du bli bedt om å oppgi datamaskinen. Du vil kunne jobbe hjemmefra eller hvor fjerntliggende sted du ønsker, og du kan fullføre arbeidet i løpet av alle timer du ønsker, så lenge oppgavene dine er fullført etter planen og du svarer på arbeidsrelaterte telefonsamtaler og e-poster på tid.

Vanlige spørsmål om W-9

Hvordan vet jeg om jeg er gjenstand for tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering?

Har skattemyndighetene sendt deg et brev der du forteller at du er underlagt obligatorisk tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering? Dette kan ha skjedd hvis du ikke rapporterte all din interesse og utbytte på en tidligere selvangivelse. Hvis du ikke har mottatt dette brevet, og hvis du oppgir skatteidentifikasjonsnummeret til rekvirenten av skjema W-9, er du ikke gjenstand for tilbakeholdelse av sikkerhetskopieringen. Hvis du er gjenstand for tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering, kryss av punkt to i del to av skjema W-9 før du sender det inn.

Hva er den sikreste måten å sende inn skjema W-9?

Hvis du kan dele ut dokumentet personlig, er det ideelt. Ellers er et alternativ å bruke en gratis online tjeneste for å kryptere den utfylte skjemaet W-9 og sende det sikkert til rekvirenten. Du kan også bruke en kryptert fildelingstjeneste.

Et annet alternativ er å sende det gjennom en tjeneste som FedEx, UPS eller posttjenesten, selv om det ikke er noen garanti for at skjemaet ditt ikke vil gå tapt, stjålet eller tukles med under transport.

Det er heller ingen garanti for at mottakeren vil lagre skjemaet sikkert selv om du sender det sikkert, så det kan være lurt å spørre om det på forhånd.

Er virksomheten min en fritatt enhet?

Hvis du er eneeier, er det sannsynligvis ikke det. Hvis det er et selskap, kan det være det, hvis det kvalifiserer for skattemessig fritak fra IRS.

Jeg har både et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN) og personnummer. Hvilket nummer skal jeg oppgi på skjemaet?

Hvis du er eneeier, kan du oppgi en av dem. Hvis virksomheten din er en LLC som er klassifisert som et selskap eller et partnerskap, bruk enhetens EIN. Hvis virksomheten din er et enkeltmedlem LLC som er en ignorert enhet, oppgir du SSN eller EIN (ikke enhetens EIN).

Kan jeg nekte å fylle ut skjema W-9?

Sikker. Hvis du nekter i svar på en legitim forespørsel, vil klienten holde tilbake skatter fra lønnen din med en sats på 24%. Regnskapsavdelingen kan også være smertefull og fortelle kontakten din å nekte å gjøre ytterligere forretninger med deg. Bedrifter har en tung forpliktelse fra skattemyndighetene til å skaffe et utfylt skjema W-9 fra alle de betaler $ 600 eller mer til i løpet av året. Unnlatelse av å etterkomme kan føre til bøter.

Hvis du tror personen som ber om skjemaet ikke har noen virksomhet som ber om det, er det sannsynligvis en god idé å nekte. Hvis du er bekymret, kan du spørre en skatteprofesjonell hva du bør gjøre.

Foruten en klient, som kan be meg om å fylle ut skjema W-9?

En bank, et meglerfirma, en utlånsinstitusjon som har kansellert en gjeld du skylder eller utsteder av en pris du har vunnet, kan spørre. Hvis du er gjest på "Ellen" under promoteringen "12 Days of Giveaways", og talkshow-produsentene ber deg om å fylle ut en W-9 før du reiser, er det trygt å anta at forespørselen er legitim. Hvis du mottar en e-postmelding om at du vant en pris for en konkurranse du ikke husker at du deltok i, kan det hende du ikke vil gi den personen en W-9.

Pass på W-9 phishing-svindel. Hvis du mottar en e-postforespørsel om et skjema W-9 og du ikke er sikker på at det er legitimt, kan du kontakte den antatte avsenderen via telefon (og ikke bruk noe telefonnummer i den mistenkelige e-posten) for å spørre om forespørselen er gyldig. Angripere er sofistikerte og kan få en melding til å se ut som den kom fra banken din eller til og med din klient. Og hvis du får en e-post fra skattemyndighetene, er det definitivt et phishing-forsøk, og du bør videresende e-posten til . IRS innleder ikke kontakt med skattebetalere via e-post.

Bunnlinjen

W-9 skjemaer er for uavhengige entreprenører, også kalt frilansere. Det er viktig å fylle ut skjemaet riktig - men bare hvis du er sikker på at det er riktig skjema å sende inn og forespørselen er legitim.