kupong
En kupong er et dokument som brukes av et selskaps regnskapsavdeling for å samle og arkivere alle støttedokumenter som er nødvendige for å godkjenne betaling av et ansvar. Kupongen er en intern regnskapskontroll, som sikrer at hver betaling er riktig autorisert og at varene eller tjenestene som er kjøpt faktisk blir mottatt.
Å bryte ned kupong
Hver virksomhet har skriftlige prosedyrer for hver av selskapets rutinemessige regnskapsoppgaver. En oppgave er prosessen med å godkjenne og betale leverandørfakturaer, og kopier av visse dokumenter må støtte hver betaling.
Eksempler på bilag
Anta at en restaurant bestiller kjøtt og fisk med noen få dager fra leverandører. Restaurantsjefen fyller ut en innkjøpsordre for 30 kilo kjøtt, og eieren initialiserer innkjøpsordren for å godkjenne forsendelsen. Når forsendelsen er mottatt, blir innholdet i forsendelsen sammenlignet med innkjøpsordren for å sikre at forsendelsen samsvarer med det som ble bestilt. Restauranten fullfører en leveringskvittering for å dokumentere prosessen, og fraktkvitteringen sammenlignes med leverandørens faktura.
Kupongen inkluderer en forside som forklarer hvert vedlegg. Innkjøpsordren, leveringskvittering og faktura er vedlagt kupongen. Eieren gjennomgår all informasjon om kupongen før han signerer en sjekk. Kupongen kan også føre en oversikt over hovedbokskontoer som brukes til å registrere transaksjonen. Restauranten kan for eksempel kreditere (øke) kjøttbeholdningskontoen og debet (redusere) kontantkontoen for å registrere betalingen.
Hvordan bilag støtter en revisjon
Selskapets bilag fungerer som en viktig kilde til bevis når en revisjon utføres. En revisor utfører et sett med prosedyrer for å avgjøre om årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En kupong dokumenterer at de kjøpte varene faktisk ble mottatt, noe som støtter revisors påstand om at varene og tjenestene som er lagt ut i årsregnskapet virkelig eksisterer. Kupongen rettferdiggjør også firmaets kontantbetalinger til leverandører og dokumenterer hovedbokskontoer som ble brukt for å legge ut transaksjonen.
Factoring i bedrageriforebygging
Ved å bruke et kupongsystem reduseres også risikoen for at ansatte kololiderer for å stjele selskapets eiendeler. Bedrifter bruker konseptet om segregering av plikter for å forhindre ansattstyveri, noe som betyr at kritiske oppgaver blir tildelt forskjellige mennesker i organisasjonen. Ved hjelp av restauranteksemplet fyller manageren inn bestillingen, eieren godkjenner ordren og en tredjepart sammenligner varene som er mottatt med leverandørfakturaen. Kupongen dokumenterer at oppgavene utføres av tre forskjellige personer og lager et papirspor slik at en revisor kan bekrefte at oppgavene er riktig adskilt.
Sammenlign Navn på leverandør av investeringskontoer Beskrivelse Annonsørens avsløring × Tilbudene som vises i denne tabellen er fra partnerskap som Investopedia mottar kompensasjon fra.