Definisjon av hovedbok
En hovedbok representerer journalsystemet for et selskaps økonomiske data med debet- og kredittkontooppføringer som er validert med en prøvebalanse. Hovedboken gir oversikt over hver økonomiske transaksjon som finner sted i løpet av et driftsselskaps levetid.
Hovedboken inneholder kontoinformasjon som er nødvendig for å utarbeide selskapets årsregnskap, og transaksjonsdata er adskilt etter type til kontoer for eiendeler, forpliktelser, egenkapital, inntekter og utgifter.
01:37Hovedbok
Hvordan en hovedbok fungerer
En hovedbok er grunnlaget for et system som regnskapsførere bruker til å lagre og organisere økonomiske data som brukes til å opprette firmaets regnskap. Transaksjoner blir bokført til individuelle hovedbokskonti, som definert av selskapets kontoplan.
Transaksjonene blir deretter avsluttet eller oppsummert til hovedboken, og regnskapsføreren genererer en prøvebalanse, som fungerer som en rapport om hver hovedbokskontos saldo. Prøvesaldo blir sjekket for feil og justert ved å legge inn ytterligere nødvendige oppføringer, og deretter blir den justerte prøvebalansen brukt til å generere regnskapet.
Hvordan en hovedbok fungerer med dobbeltoppføring
En hovedbok brukes av virksomheter som bruker bokføringsmetoden med dobbeltoppføring, noe som betyr at hver finansielle transaksjon påvirker minst to hovedbokskontoer og hver oppføring har minst en debet- og en kredittransaksjon. Dobbeltoppføringstransaksjoner, kalt journalposter, blir lagt inn i to kolonner, med debetoppføringer til venstre og kredittoppføringer til høyre, og summen av alle debet- og kredittoppføringer må balansere.
Regnskapsligningen, som ligger til grunn for bokføring med dobbeltoppføring, er som følger:
Eiendeler − Forpliktelser = Aksjonærenes egenkapital \ tekst {Eiendeler} - \ tekst {Forpliktelser} = \ tekst {Aksjonærenes egenkapital} Eiendeler − Gjeld = Aksjonærenes egenkapital
Balansen følger dette formatet og viser informasjon på et detaljert kontonivå. For eksempel viser balansen flere aktivakontoer, inkludert kontanter og kundefordringer, i sin kortsiktige eiendelsdel.
Bokføringsmetoden med dobbeltoppføring fungerer basert på den regnskapsmessige ligningens krav om at transaksjoner som er bokført til kontoene til venstre for liketegnet i formelen, må være like det totale antall transaksjoner som er lagt til kontoen (eller kontiene) til høyre. Selv om ligningen presenteres annerledes (for eksempel Eiendeler = Forpliktelser + Aksjeavdeling), gjelder balanseringsregelen alltid.
Hva forteller en hovedbok?
Transaksjonsdetaljene i hovedboken er samlet og oppsummert på forskjellige nivåer for å produsere en prøvebalanse, resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling og mange andre økonomiske rapporter. Dette hjelper regnskapsførere, bedriftsledelse, analytikere, investorer og andre interessenter til å vurdere selskapets resultater fortløpende.
Når utgiftene øker i en gitt periode, eller et selskap registrerer andre transaksjoner som påvirker inntektene, nettoinntekten eller andre viktige økonomiske beregninger, forteller ikke regnskapsdataene hele historien.
Når det gjelder visse typer regnskapsfeil, blir det nødvendig å gå tilbake til hovedboken og grave i detaljene i hver registrerte transaksjon for å finne problemet. Noen ganger kan dette innebære en gjennomgang av dusinvis av journaloppføringer, men det er viktig å opprettholde pålitelig feilfrie og pålitelige årsregnskap.
Viktige takeaways
- Hovedboken er grunnlaget for et selskaps dobbeltoppføringsregnskapssystem.
- Hovedbokskontoer omfatter alle transaksjonsdata som er nødvendige for å produsere resultatregnskap, balanse og andre økonomiske rapporter.
- Hovedbokstransaksjoner er et sammendrag av transaksjoner som er gjort som journalposter til underboksregnskap.
- Prøvebalansen er en rapport som viser alle hovedbokskontoer og saldoen, noe som gjør justeringer lettere å kontrollere og feil enklere å finne.
Eksempel på balanseoverføring
Hvis et selskap mottar betaling fra en klient for en faktura på $ 200, for eksempel, øker firmaets regnskapsfører kontantkontoen med en debitering på $ 200 og fullfører oppføringen med en kreditt, eller reduksjon, på $ 200 til kundefordringer. De bokførte debet- og kredittbeløpene er like.
I dette tilfellet økes en aktivakonto (kontanter) med $ 200, mens en annen aktivakonto (kundefordringer) reduseres med $ 200. Nettoresultatet er at både økningen og nedgangen bare påvirker den ene siden av den regnskapsmessige ligningen. Dermed forblir likningen i balanse.
Eksempel på en resultatregnskapstransaksjon
Resultatregnskapet følger sin egen formel, som kan skrives som følger:
Inntekter − Utgifter = Netto inntekt (NI) eller netto overskudd \ tekst {Inntekter} - \ tekst {Utgifter} = \ tekst {Netto inntekt (NI) eller netto fortjeneste} Inntekter − Utgifter = Netto inntekt (NI) eller Netto fortjeneste
Det er mulig for en regnskapsmessig transaksjon å påvirke både balansen og resultatregnskapet samtidig.
Anta for eksempel at et selskap fakturerer sin klient for 500 dollar. Regnskapsføreren ville legge inn denne transaksjonen i regnskapshovedbok ved å legge inn en debitering (økning) på $ 500 til kundefordringer (en balansekapital) og en inntekt på 500 dollar (økning), som er en resultatregnskap. Debiteringer og kreditter øker begge med $ 500, og totalen forblir i balanse.
Lær mer om hovedboken
For relatert innsikt i hovedbøker, kan du vurdere å lese mer om dobbeltoppføring.
Sammenlign Navn på leverandør av investeringskontoer Beskrivelse Annonsørens avsløring × Tilbudene som vises i denne tabellen er fra partnerskap som Investopedia mottar kompensasjon fra.