Formålet med IRS-skjema 941

Hvis du har noen ansatte, inkludert deg selv, har du forskjellige ansettelsesavgiftsplikter. Disse inkluderer forskuddstrekk på inntektsskatter og Social Security and Medicare (FICA) skatt fra ansattes lønnsjekker og betaling av arbeidsgiverandelen i FICA. Bortsett fra for veldig små arbeidsgivere, må ansettelsesskatt settes inn elektronisk i henhold til en plan (vanligvis månedlig eller halvukevis). Disse skattebetalingene rapporteres til skattemyndighetene kvartalsvis på skjema 941, arbeidsgiverens kvartalsvise selvangivelse.

Grunnleggende om form

Skjema 941 er en to-siders skjema som består av fem deler:

• Arbeidsgiverinformasjon. Øverst på siden brukes skjemaet til å oppgi arbeidsgivers navn (inkludert et handelsnavn hvis ikke navnet på arbeidsgiveren), adresse og arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN). Arbeidsgiveren må også oppgi kvartalet som skjemaet sendes inn for: Første kvartal (januar, februar og mars), andre kvartal (april, mai og juni), tredje kvartal (juli, august og september) og fjerde kvartal (oktober, November og desember).
• Del 1. Dette er hjertet i skjemaet fordi det viser antall ansatte, betalte erstatninger og skyldte skatter. En nærmere beskrivelse av dette er nedenfor. Denne delen viser om arbeidsgiveren skylder skatt (forfalt saldo) eller har overbetalte arbeidsskatter. En overbetaling kan brukes mot neste kvartal eller mottas som refusjon (valget er angitt i denne delen av skjemaet).
• Del 2. Denne delen, som er på toppen av side 2, forklarer skatteinnskuddsplanen for ansettelsesskatter. Innskuddsplanen for de fleste arbeidsgivere er enten månedlig (en oppdeling av skatteplikt etter måned legges inn her) eller halvukevis. (Det er et depositumskrav neste dag for skatter som overstiger $ 100 000; skatter på mindre enn $ 2500 kan betales med skjemaet og trenger ikke å bli satt inn.) Arbeidsgivere som setter inn skatt halvt ukentlig forklarer skatteplikten for innskuddene deres på skjema B i skjema 941.
• Del 3. Denne delen brukes til å svare på to spørsmål om arbeidsgivers virksomhet: Enten det har stengt eller sluttet å betale lønn (og datoen dette skjedde) og om det er sesongansatte (slik at det ikke kreves kvartalsskjema for hvert kvartal) .
• Del 4. Hvis arbeidsgiveren ønsker at skattemyndighetene skal snakke med en tredjepart, for eksempel en CPA, brukes denne delen til å oppgi telefonnummeret og et selvvalgt femsifret personlig identifikasjonsnummer for tredjeparten (mottaker).
• Del 5. Denne delen er for signatur fra arbeidsgiveren. Det inkluderer også signeringsdato og et telefonnummer på dagtid.

Hvis en betalt forbereder fylte ut skjemaet, blir forberedelsesinformasjonen inkludert på slutten av skjemaet, inkludert:

• Navn
• signatur
• firmanavn (eller preparatens navn hvis selvstendig næringsdrivende uten firmanavn)
• adresse
• Identifikasjonsnummer for forberedelsesskatt (PTIN)
• dato for signering
• Arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN) til forberederen eller firmaet
• telefonnummer

Hvis innskudd ikke samsvarer med mengden sysselsettingsskatt som skyldes i kvartalet, kan en betaling følge med skjemaet. Når du foretar en betaling med skjema 941, inkluderer skjema 941-V, Payment Voucher, som hjelper skattemyndighetene til å behandle betalingen riktig.

Skatter rapportert på skjemaet

Som nevnt tidligere, del 2 brukes til å rapportere mengden skatt betalt på lønn, tips og annen kompensasjon. Det er fire typer skatter:

• inntektsskatt tilbakeholdt fra ansattes lønnsslipp (linje 3).
• Trygder skatt på lønn (linje 5a) eller tips (linje 5b). Skattesatsen på dette er 12, 4% (dekker både arbeidstaker- og arbeidsgiverandelen av denne skatten).
• Medicare-avgifter (linje 5c). Skattesatsen på dette er 2, 9 prosent (dekker både arbeidsgiver og ansattes andel av denne skatten).
• Ekstra Medicare-skatter på skattepliktig kompensasjon over $ 200 000. Skattesatsen på dette er 0, 9%; det betales utelukkende av ansatte.

For små arbeidsgivere

En arbeidsgiver som skylder arbeidsavgift på $ 1000 eller mindre for året (en lønn på ikke mer enn ca $ 6000) kan sende inn skjema 944, arbeidsgivers årlige føderale selvangivelse hvis du får IRS-tillatelse til å gjøre det. Ring 800-829-4933 eller send en skriftlig forespørsel, da du må motta tillatelse før du arkiverer dette skjemaet i stedet for skjema 941.

Endrede skjemaer

Hvis du trenger å korrigere skjema 941, bruk skjema 941-X, justert arbeidsgiver kvartalsvis selvangivelse eller krav på refusjon. For eksempel, hvis lønn var undervurdert eller trygdeskatt på tips ble overvurdert, og du oppdager feilen, brukes dette skjemaet for å rette det opp.

Bunnlinjen

Ansettelsesskatter er et stort ansvar. Lær mer om hvilke utbetalinger til ansatte som er skattepliktige og hvordan du regner ansettelsesskatt i IRS Publications 15 (Circular E) og 15-B.

Du kan også være interessert i å lese Skatteplikter for småbedrifter: Lønnsavgift, formålet med IRS-skjema 1065 og formålet med W-9-skjemaet.