Ansvarlig plan
En ansvarlig plan er en plan som følger forskriften for Internal Revenue Service (IRS) for refusjon av arbeidstakere for forretningsutgifter der refusjon ikke regnes som inntekt. Dette betyr at refusjon ikke er kildeskatt eller rapportering av W-2. Imidlertid må disse utgiftene være forretningsrelaterte for å falle inn under en ansvarlig plan.
Viktige takeaways
- En ansvarlig plan er en prosess med refusjon av ansatte for arbeidsrelaterte kostnader.
- Ansvarlige planer er ikke avgiftspliktig, da de ikke anses som en form for arbeidskompensasjon.
- Kostnader kan bare betraktes som en del av en ansvarlig plan hvis de er forretningsrelaterte, rapporterte nøyaktig og hvis overskytende refusjon blir returnert.
- Hvis en refusjonskost anses som ikke ansvarlig, er den skattlagt av skattemyndighetene. Overskytende midler må vanligvis returneres innen 120 dager.
Hvordan en ansvarlig plan fungerer
En ansvarlig plan skiller seg fra en ikke-ansvarlig plan. Hvis en virksomhets refusjonsplan ikke følger IRS-kravene til en regnskapspliktig plan, er planen ikke ansvarlig, og refusjon for utgifter anses som en del av den ansattes kompensasjon og er derfor gjenstand for forskuddstrekk og må rapporteres på en ansattes W-skjema .
I henhold til IRS-regler refunderes utgifter under en regnskapspliktig plan hvis de er forretningsrelaterte og blir regnskapsført tilstrekkelig. I tillegg må beløp utbetalt utover faktiske kostnader returneres til selskapet innen en spesifikk tidsramme. Forretningsrelaterte utgifter påløpt av ansatte kan inkludere ting som reiser, måltider, losji, underholdning eller transport. Ansatte er pålagt å redegjøre for utgifter med poster tilstrekkelig og å returnere eventuell overflødig refusjon innen rimelig tid.
Arbeidsgivere er ikke pålagt å sende inn detaljene om planen sin til skattemyndighetene, men de må kunne demonstrere at de oppfyller kravene i en ansvarlig plan.
Arbeidsgivere er ofte i stand til å bruke strengere krav til ansvarlig plan enn det som er lagt ut av skattemyndighetene.
Krav til en ansvarlig plan
Kravene til en ansvarlig plan er at de er forretningsrelaterte, at ansattes utgifter blir tilstrekkelig regnskapsført til arbeidsgiveren deres på en rimelig og betimelig måte, og at eventuell overflødig refusjon må tilbakeføres arbeidsgiveren innen rimelig tid.
For at utgifter skal anses som forretningsrelaterte, må de (løst) oppfylle følgende krav: at kostnadene må påløpe i løpet av ansettelsesforløpet, og at eventuelle utgifter som blandes mellom en personlig utgift og en virksomhetsutgift blir regnskapsført på riktig måte som slik, å dele utgiftene mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Et vanlig eksempel er en personbil som blir brukt til forretningsreiser: i et slikt tilfelle kan det forventes at en ansatt vil redegjøre for milene som ble pådratt seg i løpet av sin personlige transport og arbeidsrelaterte transport, og fordele kostnadene på riktig måte.
Tilstrekkelig regnskap er vanligvis underlagt tredjepartsbekreftelse for å bevise at ansattes midler var forretningsrelaterte. Kvitteringer er en vanlig form for dokumentasjon fra tredjepart som ansatte vil bruke for å bevise legitimiteten til deres finansieringsforespørsler. Imidlertid er det unntak fra denne regelen, inkludert tilfeller av ikke-innkvarteringskostnader som utgjør mindre enn $ 75, refusjon av måltider som faller innenfor IRS dagpenger, og transportkostnader som det er vanskelig å få et offisielt betalingsbevis, for eksempel drosjer, T-bane og buss. Generelt sett er forventningen om tilbakeføring av overskytende refusjonsmidler at slike midler blir returnert til arbeidsgiveren innen 120 dager etter utbetalingen.
Sammenlign Navn på leverandør av investeringskontoer Beskrivelse Annonsørens avsløring × Tilbudene som vises i denne tabellen er fra partnerskap som Investopedia mottar kompensasjon fra.