Sentralinnkjøp
Sentralinnkjøp er en avdeling innen en virksomhet eller organisasjon som er ansvarlig for å gjøre alle anskaffelser. Sentralt innkjøp samarbeider med andre avdelinger og byråer for å konsolidere ordre på produkter, og deretter bruke stordriftsfordeler for å eksakte billigere priser. I tillegg bruker organisasjoner en sentral innkjøpsavdeling for å forenkle et anskaffelsesbudsjett eller for å holde organisasjonens utgifter på et sentralisert sted som lett kan kontrolleres for avvik.
Bryte ned sentrale innkjøp
Å bruke en sentral innkjøpsavdeling er del av en organisasjonsstrategi rettet mot effektivitet. Selv om konsolidering kan tillate at organisasjonen bestiller varer i større mengder og reduserer kostnadene, kan det også bremse anskaffelsesprosessen og forhindre at ansatte får tak i materialene de trenger på en riktig måte. Sentralisert planlegging kan føre til mer byråkratisk byråkratikk som kan vanskeliggjøre innovasjon ved å hindre nye avdelinger i å skaffe materialene de trenger.
Sentrale innkjøp kan fungere bedre for større organisasjoner som er mindre spredt geografisk. Det kan ikke være fornuftig for mindre bekymringer å delta i en sentral innkjøpsstrategi gitt teknologikostnadene som er forbundet med den.
Sentrale innkjøpsfordeler
Sentrale innkjøp, spesielt i store, geografisk forskjellige virksomheter, gir noen viktige fordeler. De inkluderer:
- Unngår duplisering eller redundans av innsats, noe som betyr lavere kostnader og standardiserte prosesser.
- Gjør det mulig for mer omfattende kontroll og optimalisering av varelager.
- Reduserer det totale antall ansatte som er nødvendig og letter trening, noe som kan sees i lavere kostnader.
- Volumkjøp er aktivert, noe som betyr større rabatter og bedre betingelser.
- Volumleveranse reduserer leveringskostnadene, samt bemanning som er nødvendig for å flytte og lagre varer.
- Tillater sentralisert journalføring av ordrer og lagerbeholdning.
- Gjør det mulig å bruke datastyrte systemer for å automatisere kjøpsprosessen, samt integrere den med aksjekontroll og regnskap.
- Tilbyr en kjent, sentralisert kontakt for leverandører, noe som kan føre til kostnads- og tidsbesparelser.
- Kan gjøre det mulig for anskaffelsesansatte å utvikle bedre forhold til leverandører, noe som kan føre til større samarbeid og kostnadsbesparende forslag.
Sentrale innkjøpsulemper
Selv med de betydelige fordelene, kan sentrale innkjøp - når de blir utført dårlig eller ansatt feil - ha noen ulemper.
- En sentralisert innkjøpsavdeling kan bli for stor eller for kompleks til å kunne drives effektivt.
- Det kan være en forsinkelse i levering av viktige varer, siden de kan komme fra et sentralt sted.
- Hvis et selskap eller en annen enhet har steder som er bredt spredt over en region eller et land, kan det hende at de ikke kan dra nytte av lokale rabatter.
- Investeringen i mennesker og teknologi som er nødvendig for å effektivt styre et sentralt innkjøpskontor kan føre til underinvestering og derfor ineffektivitet.