Bedriftskredittkort
Bedriftskredittkort er kredittkort som er utstedt til ansatte i etablerte selskaper som lar dem belaste autoriserte virksomhetsutgifter - for eksempel hotellopphold og flybilletter - uten å måtte bruke sitt eget kort eller kontanter. Disse kortene, som også er kjent som kommersielle kredittkort, kan gjøre det enklere for ansatte (og arbeidsgivere) å administrere utgifter, og mange tilbyr fordeler som hyppige flyer miles og tilgang til flyplasser.
Hvordan et bedriftskredittkort fungerer
Bedriftskredittkort er designet for å imøtekomme behovene til etablerte selskaper - vanligvis de med minst 4 millioner dollar i årlige inntekter, 15-pluss kortbrukere og anslåtte kostnader på $ 250 000 eller mer hvert år. Mens de fleste virksomheter, inkludert enkeltmannsforetak og DBA, kan få et kredittkort med liten virksomhet, er firmakort (som navnet tilsier) forbeholdt selskaper. Det betyr at selskapet må være strukturert og registrert som et S- eller C-selskap for å være kvalifisert.
Store kredittkortutstedere, som American Express, Capital One, Citibank, Chase og Wells Fargo, tilbyr kredittkort. Kortene utstedes basert på selskapets økonomiske helse - ikke eiernes personlige økonomi. Kortutstedere kan for eksempel kreve at selskapet har sterk økonomi, pluss god likviditet og kontantstrøm.
Utstedere av bedriftskredittkort vil vanligvis se et selskaps nylig reviderte regnskap, detaljer om selskapets struktur og organisering, skatteinformasjon (inkludert en føderal skatte-ID) og kontaktinformasjon for en bedriftsoffiser som er autorisert til å gjøre forretninger på vegne av selskap - for eksempel en eier, president eller kasserer.
Viktige takeaways
- Bedriftskredittkort gjør det lettere for arbeidsgivere og ansatte å administrere utgifter.
- Bedriftskort utstedes til større, etablerte selskaper og skiller seg fra visittkort som er tilgjengelige for enkeltpersonforetak og DBA.
- Det er viktig for de ansatte å lære og følge selskapets bedriftens kredittkortpolicyer før du tar noen kostnader.
- Avhengig av kortet vil enten en ansatt eller arbeidsgiver være ansvarlig for å betale kredittkortregningen.
En arbeidsgiver kan gi visse ansatte et firmakort slik at de kan betale for godkjente forretningsutgifter, for eksempel hotell, måltider, leiebiler og flyvninger, og også få tilgang til kontanter i minibanker - alt uten å bruke egne midler eller et forskudd på selskapet. Selskapets navn vil være på kortet, sammen med den ansattes navn som utpekt kortholder. Den ansattes signatur går på baksiden av kortet, akkurat som på et personlig kredittkort.
Typer av bedriftens kredittkort
Avhengig av typen bedriftskredittkort, vil den ansatte eller arbeidsgiveren være ansvarlig for å betale kredittkortregningen. Med et individuelt ansvarskort er den ansatte ansvarlig for å betale kredittkortutstederen direkte for eventuelle gebyrer, pluss innlevering av en utgiftsrapport og få refusjon fra arbeidsgiveren. Kredittkortutstederen sjekker arbeidstakers kreditt før du gir dem et kort, men det er en "myk pull" som ikke vil påvirke kredittpoengene deres.
Hvis det er et foretaksansvarskort, betaler arbeidsgiveren regningen for eventuelle godkjente kostnader (selv om arbeidstakeren kan være på kroken for å betale utsteder direkte for eventuelle uautoriserte eller personlige utgifter). Fordi selskapet er ansvarlig for å betale regningen, vil kredittkortutstederen vanligvis ikke sjekke de ansattes kreditt, men den personen vil sannsynligvis være ansvarlig for innlevering av regelmessige utgiftsrapporter slik at selskapet kan forene kortuttalelsene hver måned.
Før en ansatt bruker et firmakredittkort, bør de finne ut hvem som er ansvarlig for å betale regningen hver måned. Hvis de er ansvarlige, bør de sette opp et system for å sikre at betalingene er i tide og at de har midlene til rådighet for å dekke saldoen.
Fordeler med et kredittkort
En viktig fordel med et bedriftskredittkort er at det gjør det enklere å administrere utgifter - både for ansatte og arbeidsgivere. Fra et forretningsperspektiv lar et bedriftskort arbeidsgivere sette begrensninger for hvor mye kortholdere kan bruke per transaksjon, per utgiftskategori eller samlet sett. Selskapet kan også kontrollere hvor et kort kan brukes, og begrense kjøp til bestemte selgere, typer selgere og lokasjoner.
Fra ansattes synspunkt kan et ansvarskort bety økonomisk lettelse, siden det eliminerer behovet for å betale på forhånd for forretningsrelaterte utgifter og deretter vente på refusjon. En annen fordel er at noen firmakredittkort tilbyr elektronisk utgiftsrapportering som automatisk fyller selskapets utgiftsrapporter med kjøpsinformasjon - en funksjon som gjør det enklere (dvs. mindre problemer) å sende inn rettidige og nøyaktige rapporter.
En annen stor fordel er at, avhengig av arbeidsgiver, kan kortholdere være i stand til å holde belønningen de tjener mens de bruker et firmakredittkort. De kan for eksempel være i stand til å tjene og innløse belønninger for et hyppig flyerprogram eller et hotells hyppige gjesteprogram. Selvfølgelig kan arbeidsgiveren bestemme seg for å beholde belønningen for å kompensere for årlige bedriftskostnader eller for å tilby insentiver til topppresterende ansatte. Fortsatt tillater mange større selskaper de ansatte å høste fordelene av belønningsprogrammer siden det kan forbedre ansattes moral.
I tillegg til belønningsprogrammer, tilbyr mange firmakredittkort fordeler som hyppige reisende vil sette pris på, for eksempel tilgang til salonger på flyplassen (et stort pluss hvis en reisende har en lang permisjon), reise- og nødhjelpstjenester, utskifting av nødkort og utbetaling av kontanter, og frafall av kollisjonskader på bilutleie. Les utskrifter på kredittkortavtalen for å sikre at du forstår hvordan disse fordelene fungerer. For å aktivere autodekning når du for eksempel leie en bil, må du sannsynligvis fullføre hele transaksjonen med det dekket kredittkortet og avslå utleiefirmaets avkall på skader. Hvis du er i tvil, ring nummeret på baksiden av kortet.
Firmapolitikk for kredittkort
Ansatte bør kjenne selskapets retningslinjer for firmakort fra start, for å unngå å gjøre feil som kan føre til regnskapsmarmer - eller verre. Kortholdere bør gjøre seg kjent med selskapets generelle krav til rapportering og rapportering og finne ut om de har utgiftsgrenser som gjelder for visse kategorier. Det er også viktig å lære om avdelings- eller stillingsspesifikke regler. Bedriftsledere, for eksempel, vil sannsynligvis ha andre utgiftsprofiler enn for eksempel mellomledelse.
Når en kortholder har lært selskapets retningslinjer, bør de holde seg til dem. Hvis de bruker kortet sitt for å kjøpe noe som ikke er en godkjent forretningsutgift, kan det få dem til å se dårlig ut i arbeidsgivers øyne - selv om det er en ærlig feil. Dessuten har mange store selskaper en reiselivs- og underholdningskortsjef på ansatte som kan revidere de ansattes utgifter når som helst. Det er viktig for kortholdere å bruke sunn fornuft for å avgjøre om en avgift de skal betale er 100% jobbrelatert. Hvis ikke, bør de legge det på sitt personlige kort og sortere det senere hvis de føler seg berettiget til full eller delvis refusjon.
For å unngå regnskapsmarmer - eller verre - ikke bland personlige utgifter med forretningsutgifter.
Før et bedriftskredittkort er aktivert, kan en arbeidsgiver tilby (eller kreve) personlig eller online opplæring for bedriftskredittkort som er utviklet for å hjelpe de ansatte til å lære retningslinjene. I tillegg kan en arbeidsgiver legge ut og oppdatere retningslinjer på sitt intranettsted. Det er alltid en god ide å holde seg orientert, følge reglene og unngå å gjøre noe som kan føre til ekstra papirarbeid eller bli tolket som svindel. Kortholdere som har spørsmål om arbeidsgivers retningslinjer, bør kontakte personen (eller avdelingen) som administrerer programmet.
Spesielle hensyn til kredittkort
I tillegg til å forstå og følge selskapets retningslinjer angående utgiftsgrenser, typer utgifter som er tillatt og hvordan utgiftsrapporter håndteres, er det viktig for ansatte å være klar over at hvis de - og ikke arbeidsgiveren deres - er ansvarlige for å betale kredittkortregningen, kredittscore kan falle hvis de faller bak på betalinger. AmEx rapporterer for eksempel kontoer til et kredittkontor hvis kontoen blir forfalt 180 dager. Det er lurt å sette opp et e-postvarsel som en påminnelse om når disse betalingene skal betales.
Akkurat som alle kredittkort, bør de ansatte behandle bedriftens kredittkort med omhu og oppbevare det på et trygt sted for å forhindre tyveri eller tap. Hvis et kort går tapt eller blir stjålet, skal det rapporteres så snart som mulig slik at kortet kan kanselleres og byttes ut.