Fyll ut W-9-skjemaet

Hvis du jobber som frilanser eller uavhengig entreprenør, bør de fleste av kundene dine be deg om å fylle ut IRS-skjema W-9, Forespørsel om skattebetalers identifikasjonsnummer og sertifisering. Dette skjemaet hjelper bedrifter med å motta nøkkelinformasjon fra sine leverandører for å utarbeide informasjonsreturer for skattemyndighetene. Bedrifter må arkivere informasjonsreturer ved å bruke skjema 1099-MISC hver gang de betaler en frilanser eller uavhengig entreprenør totalt $ 600 eller mer i løpet av året (se Formålet med 1099 skjemaer ).

Kundene dine vil bruke informasjonen på W-9 for å oppgi navn, firmanavn, adresse og skattebetalers identifikasjonsnummer (TIN) på 1099-MISC de oppgir om deg. De vil sende en kopi av 1099-MISC til skattemyndighetene og en annen kopi til deg i slutten av januar, etter utløpet av skatteåret.

Andre omstendigheter du kanskje blir bedt om å fylle ut en W-9 inkluderer:

• visse eiendomstransaksjoner
• betalt pantelente
• erverv eller oppsigelse av sikret eiendom
• kansellering av gjeld
• bidrag til en individuell pensjonsordning (IRA)

(For mer om bruksområdene - og når du bør stille spørsmål om å måtte signere en - les Formålet med W-9-skjemaet .)

Trinnvise veibeskrivelse

Skjema W-9 er et av de enkleste IRS-skjemaene å fullføre, men hvis avgiftsformer gjør deg nervøs, ikke bekymre deg. Vi leder deg gjennom den riktige måten å fullføre det på.

Trinn 1: Skriv inn navnet ditt som vist på selvangivelsen. Lett, ikke sant?

Trinn 2: Skriv inn bedriftsnavnet eller navnet ditt "ignorert enhet", hvis det er forskjellig fra navnet du oppga for trinn 1. Du kan for eksempel være et enkeltpersonforetak, men i markedsføringsøyemed bruker du ikke det personlige navnet ditt som Firmanavn; i stedet "gjør du forretninger som" et annet navn. Du vil oppgi navnet her. Når det gjelder den ignorerte enhetsdelen, hvis du ikke vet hva den er, er du sannsynligvis ikke en. Den vanligste ignorerte enhetstypen er et aksjeselskap med ett medlem. Enmannsforetak og S-selskaper klassifiseres aldri som ignorerte enheter.

Trinn 3: Hvilken type virksomhet er du for føderal skatteklassifisering: enkeltpersonforetak, partnerskap, C-selskap, S-selskap, tillit / eiendom, aksjeselskap eller "annet"? Merk av i den aktuelle boksen. Hvis du ikke er sikker, er du sannsynligvis et enkeltpersonforetak, fordi du ville ha måttet legge inn mye papirarbeid for å bli en av de andre enhetene.

Trinn 4: Dispensasjoner. Sjansen er stor for at du legger igjen disse boksene. Her er et par unntak:

1. Mottakere som er fritatt for tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering, for eksempel selskaper (i de fleste tilfeller), kan det hende at du må angi en kode i "Unntatt betalingsmottakerkode" -boksen. Instruksjonene i skjema W-9 viser de fritatte betalingsmottakerne og kodene deres og hvilke typer betalinger disse kodene skal brukes til. Selskaper som fyller ut en W-9 for mottak av renter eller utbytte, for eksempel, vil angi kode “5.”

2. Mottakere som er fritatt for rapportering i henhold til FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)) kan trenge å oppgi en kode i boksen “Unntak fra FATCA-rapporteringskode”. Ingen av disse boksene vil gjelde for den typiske uavhengige entreprenøren eller frilanseren.

Trinn 5: Oppgi gateadresse, by, stat og postnummer. Hva om hjemmeadressen din er forskjellig fra forretningsadressen din? Hvilken adresse skal du oppgi på skjema W-9? Bruk adressen du vil bruke på selvangivelsen. For eksempel, hvis du er en eneeier som leier kontorlokaler, men du leverer selvangivelsen ved å bruke hjemmeadressen din, må du oppgi hjemmeadressen din på skjema W-9 slik at skattemyndighetene ikke får problemer med å matche 1099-tallet med 1040-skjemaet .

Trinn 6: I dette valgfrie trinnet kan du oppgi forespørselens navn og adresse. Det kan være lurt å fylle ut denne boksen for å føre en oversikt over hvem du oppga skatteidentifikasjonsnummeret ditt.

Trinn 7: Skattemyndighetene kaller denne delen Del I, som må få deg til å lure på hva alle disse trinnene du nettopp har fullført. Her må du oppgi virksomhetens skatteidentifikasjonsnummer, som enten vil være ditt individuelle personnummer (SSN) hvis du er et enkeltpersonforetak, eller ditt arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN) hvis du er en annen type virksomhet. Nå har noen enkeltpersonforetak også EIN-er, men skattemyndighetene foretrekker at enkeltpersonforetak bruker SSN-ene på skjema W-9. Igjen, vil dette gjøre det lettere å matche 1099-tallet du mottar med selvangivelsen, som du vil arkivere under SSN-en din.

Hva om virksomheten din er ny og ikke har en EIN? Du kan fremdeles fylle ut skjema W-9. Skattemyndighetene sier at du bør søke om nummeret ditt og skrive “søkt på” på plassen for TIN. Du vil ønske å få dette nummeret så raskt som mulig fordi du, før du gjør det, vil bli gjenstand for sikkerhetskopiering av sikkerhetskopiering. Du kan søke om en EIN på IRS-nettstedet. Se instruksjonene nedenfor for trinn 8, del II, for mer informasjon om tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering.

Trinn 8: I del II må du vitne om sannheten i all informasjonen din før du kan signere skjema W-9. Hvis du forsettlig ligger på et skatteskjema, kan det bety at du må betale en bot eller gå i fengsel; skattemyndighetene ikke rotet rundt. Før du signerer skjema W-9, her er utsagnene du må bekrefte, som er sanne, under straff for mishandling:

1. Nummeret som vises på dette skjemaet er mitt korrekte skattebetalers identifikasjonsnummer (eller jeg venter på at et nummer skal bli utstedt til meg).

Hvis du tenkte på å bruke et "lånt, " stjålet eller sammensatt skatte-ID-nummer, tenk to ganger før du ligger under ed.

2. Jeg er ikke gjenstand for tilbakeholdelse av sikkerhetskopi fordi: (a) jeg er fritatt for tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering, eller (b) jeg har ikke fått beskjed fra Internal Revenue Service (IRS) om at jeg er gjenstand for tilbakeholdelse av sikkerhetskopieringer som et resultat av en manglende rapportering av all rente eller utbytte, eller (c) skattemyndighetene har varslet meg at jeg ikke lenger er gjenstand for tilbakeholdelse av sikkerhetskopier.

De fleste skattebetalere er fritatt for sikkerhetskopiering. Hvis du ikke aner hva skattemyndighetene snakker om her, er du sannsynligvis fritatt. Hvis du ikke er unntatt, vil skattemyndighetene ha varslet deg, og selskapet som betaler du trenger å vite fordi det er påkrevd å holde tilbake inntektsskatt fra lønnen din til en fast sats på 28% og sende den til skattemyndighetene. Forresten, nå vet du en annen god grunn til ikke å jukse på selvangivelsen: Du må kanskje fortelle en fremtidig kunde om det, og det kan få selskapet til å tenke to ganger om deg. Element (c) sier i utgangspunktet at hvis du en gang var gjenstand for tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering, men ikke lenger, er det ingen som trenger å vite det.

3. Jeg er amerikansk statsborger eller annen amerikansk person.

Hvis du er bosatt fremmed, er du klar. IRS anser også følgende for å være en "amerikansk person": et partnerskap, selskap, selskap eller forening opprettet eller organisert i USA eller i henhold til lovene i USA; et innenlandsk eiendom; og en hjemlig tillit. Hvis virksomheten din er et partnerskap som har en utenlandsk partner, gjelder spesielle regler; les om dem i instruksjonene for å danne W-9. Hvis du ikke er amerikansk statsborger, kan det hende du må fylle ut skjema W-8 eller skjema 8233 i stedet.

4. FATCA-koden (e) som er lagt inn på dette skjemaet (hvis noen) som indikerer at jeg er unntatt fra FATCA-rapportering, er korrekt.

Du trenger sannsynligvis ikke å bekymre deg for denne, som har med loven om etterlevelse av utenlandsk kontoer å gjøre.

Noen få poeng før du signerer

Skjema W-9 ber deg om å krysse av punkt 2 ovenfor hvis du har fått beskjed fra skattemyndighetene om at du for øyeblikket er gjenstand for forskuddstrekk fordi du ikke har rapportert all rente og utbytte på selvangivelsen.

Du kan krysse av for punkt 2 hvis du fyller ut skjema W-9 i forbindelse med en eiendomstransaksjon. Punkt 2 gjelder ikke i dette tilfellet, så det spiller ingen rolle om du er underlagt tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering.

Hvis du nå leser de små skriftene i W-9 instruksjonene nøye, ser det ut til å indikere at de fleste ikke har behov for å signere dette skjemaet i det hele tatt. Du er vanligvis bare pålagt å signere det hvis skattemyndighetene har varslet deg at du tidligere har oppgitt en feil TIN. Teknisk sett vil imidlertid personen som ba deg om å fylle ut skjema W-9 sannsynligvis anse det som ufullstendig eller ugyldig hvis du ikke har signert det, og lykke til med å prøve å overbevise dem om noe annet.

Returnerer skjemaet

Returner det utfylte skjemaet W-9 til virksomheten som ba deg fylle ut det. Ideelt sett vil du levere det personlig for å begrense eksponeringen din for identitetstyveri, men denne metoden er ofte ikke praktisk. Mail anses som relativt sikker. Hvis du må sende skjemaet via e-post, bør du kryptere både dokumentet og e-postmeldingen din og trippel kontrollere at du har mottakerens korrekte e-postadresse før du sender meldingen. Gratis tjenester er tilgjengelige online for å hjelpe deg med dette, men sjekk omdømmet ditt før du stoler på dokumentene dine til dem.

Bunnlinjen

Å gi nøyaktig informasjon på skjemaet ditt W-9 vil bidra til å sikre at betalingene du mottar - eller andre transaksjoner som krever dette skjemaet - rapporteres riktig til skattemyndighetene. Hvis du er usikker på noen elementer, for eksempel riktig klassifisering av virksomheten din, kan du ta kontakt med regnskapsfører eller annen finansiell rådgiver.