Slik fyller du ut et I-9-skjema (trinn-for-trinn)

Når du ansetter en ny ansatt, må du bekrefte at personen er lovlig kvalifisert til å jobbe i USA. Når du har kommet med et jobbtilbud (men ikke før), må den nye ansatte vise kvalifisering til å jobbe i USA ved å fylle ut skjemaet I-9, Verifisering av ansettelsesberettigelse.

Som arbeidsgiver er det ditt ansvar å se at dette skjemaet fra US Citizenship and Immigration Services er utfylt av arbeidstakeren og deg. Behold skjemaet med dine andre ansettelsesregister - ikke send det inn hos regjeringen.

(For mer informasjon om arbeidsgivers ansvar når du ansetter, se "8 ting arbeidsgivere ikke har lov til å spørre deg.")

Fyll ut et I-9 skjema

Skjemaet I-9 er designet for å skaffe informasjon fra nye ansatte som viser at de er berettiget til å jobbe lovlig i USA. Ingen arbeidere er unntatt fra å måtte fylle ut skjemaet.

Skjemaet I-9 består av tre deler:

1. Del I: For arbeidstakeren, etablering av identitet

Denne delen av skjemaet er utfylt av den ansatte. Det inkluderer informasjon som ansattes fulle navn, adresse, fødselsdato, personnummer (hvis aktuelt), e-postadresse og telefonnummer (e-postadresse og telefonnummer er valgfritt).

Denne delen brukes også til å attestere - under straff for perjury - at personen er lovlig kvalifisert til å jobbe i USA fordi han eller hun er:

• En borger
• En ikke-bosatt statsborger i USA
• En lovlig fastboende
• En utlending som er autorisert til å jobbe i USA Den ansatte må angi utløpsdato for denne autorisasjonen, hvis relevant.

En ansatt som er en utlending og autorisert til å jobbe, må oppgi fremmedsregistreringsnummeret (et “A-nummer” som er et unikt 7-, 8- eller 9-sifret nummer tildelt en fremmed) eller form I-94 opptaksnummer .

Den ansatte må signere skjemaet og datere det. Falske uttalelser kan føre til bøter og / eller fengsel.

Noen ansatte kan trenge hjelp til å fullføre sin del av skjemaet. Hvis arbeidstakeren er mindreårig eller funksjonshemmet (eller trenger oversettelse), må den som hjelper til med utfylling av skjemaet (forbereder og / eller oversetter) også oppgi navn og adresse, samt signere skjemaet (også under straff av perjury).

2. Del II: For arbeidsgiveren, gjennomgang av ansattes dokumenter

Denne delen av skjemaet er utfylt av arbeidsgiveren. Den beskriver dokumentene som arbeidsgiveren har gjennomgått for å bekrefte valgbarhet til ansettelse. Arbeidsgiveren bør ta denne handlingen innen tre dager etter den første arbeidsdagen. Arbeidsgiveren kan - men er ikke pålagt å - lage en kopi av dokumentet / dokumentene som er presentert.

Det er tre lister med dokumenter som kan brukes. Typen av dokumenter som brukes dikterer den delen av del II som arbeidsgiveren må fylle ut.

Liste A: Dokumentene på denne listen viser både arbeidstakerens identitet og ansettelsesgodkjenning. En ansatt trenger bare presentere ett av følgende skjemaer for å tilfredsstille dokumentkravet:

• USAs pass (eller amerikansk passkode)
• Permanent beboerkort ("grønt kort") eller kvitteringskort for fremmedregistrering (teknisk sett er det grønne kortet skjema I-551)
• Utenlandsk pass med et midlertidig I-551 stempel
• Dokument for ansettelsesgodkjenning som inneholder et fotografi (skjema I-766)
• For en ikke-innvandrer utenlandsk autorisert til å jobbe: et utenlandsk pass og skjema I-94 (eller 94A) og en påtegning av utlendingens ikke-innvandrerstatus så lenge den ikke er utløpt
• Pass fra Forente stater Mikronesia, Marshalløyene

Liste B: Dokumentene i denne listen viser identiteten til den ansatte. Hvis en ansatt ikke har et dokument fra liste A, må vedkommende produsere ett dokument fra liste B, pluss ett dokument fra liste C (nedenfor).

• Førerkort eller ID-kort utstedt av en stat (så lenge det inneholder en foto-ID og annen personlig informasjon)
• Skole-ID med et fotografi
• Velgerens registreringskort
• Amerikansk militærkort eller utkast til post
• Militæravhengige ID-kort
• US Coast Guard Merchant Marine-kort
• Native American stammedokument
• Førerkort utstedt av en kanadisk myndighet

For mindreårige (under 18 år) som ikke kan framstille et av dokumentene i liste B, inkluderer alternative dokumenter som er akseptable for å bevise den ansattes identitet, en skolejournal eller rapportkort; klient-, lege- eller sykehusjournal; eller en barnehage- eller barnehagepost.

Liste C: Dette dokumentet fastsetter ansattes autorisasjon til å jobbe i USA. Igjen, hvis den ansatte ikke kan produsere et dokument fra liste A, må han eller hun produsere et fra liste B og et fra liste C.

• Kontonummerkort for personnummer (med mindre kortet sier: ikke gyldig for ansettelse, kun gyldig for arbeid med INS-autorisasjon, eller gyldig for arbeid bare med DHS-autorisasjon)
• Sertifisering av fødsel i utlandet utstedt av utenriksdepartementet (skjema FS-545)
• Sertifisering av fødselsrapport utstedt av Department of State (skjema DS-1350)
• Original eller bekreftet kopi av et fødselsattest utstedt av en stat, fylke, kommunal myndighet eller territorium i USA som har en offisiell segl
• Native American stammedokument
• Amerikansk statsborger-ID-kort (skjema I-197)
• Identifikasjonskort for bruk av bosatt statsborger i USA (skjema I-179)
• Dokument for ansettelsesgodkjenning utstedt av Department of Homeland Security

Som for arbeidstaker, må arbeidsgivere attestere under voldsstraff for at de har gjennomgått de nødvendige dokumentene, mener de er ekte og mener etter beste kunnskap at arbeidstakeren har autorisasjon til å jobbe i USA i tillegg til å signere sertifiseringsseksjonen, må arbeidsgiveren notere den ansattes første arbeidsdag så vel som annen arbeidsgiverinformasjon (navnet på virksomheten, tittelen på personen som signerer skjemaet og virksomhetens adresse).

3. Del III: For arbeidsgiveren når du gjenopptrer

Denne delen av skjemaet er også bare utfylt av arbeidsgiver, men brukes bare i tilfelle av verifisering på nytt når du ansetter en ansatt på nytt. Hvis en ansatt blir ansatt på nytt innen tre år etter datoen for den opprinnelige I-9, kan arbeidsgiveren velge å fullføre denne delen eller en ny I-9.

Hvis det er nødvendig å fullføre denne delen, viser arbeidsgiveren bare navnet på den ansatte (eller nytt navn hvis den ansatte har hatt et navnendring) og datoen for ansettelse. Hvis den forrige tillatelsen til ansettelse gikk ut, men nå er utvidet, oppgir du informasjon om dokumentet som oppretter en slik autorisasjon (dokumenttittel, nummer og ny utløpsdato for ansettelsesfullmakt).

Som for de andre delene, må den ansatte signere under straff for mishandling at han / hun mener dokumentet som er lagt frem er ekte og at den ansatte har autorisasjon til å jobbe i USA.

Bunnlinjen

Arbeidsgivere må beholde I-9-er i løpet av de tre siste årene fra ansettelsesdatoen eller ett år etter at ansettelsen slutter. Fra tid til annen kan den føderale regjeringen undersøke ansettelsesregistrene dine. Hvis du ikke klarer å produsere I-9-er, kan du bli pålagt sivile og / eller strafferabatt. Finn mer informasjon om I-9 fra “Håndbok for arbeidsgivere: Instruksjoner for utfylling av skjema I-9”. For ytterligere spørsmål om I-9, kan du også konsultere en ansettelsesadvokat.

(Virksomhetseiere kan også være interessert i "Fyll ut 1099 skjemaer" og "Fyll ut skjema 4562, trinn for trinn.")