Introduksjon til regnskapsinformasjonssystemer - AIS

Et regnskapsinformasjonssystem (AIS) er en struktur som en virksomhet bruker for å samle inn, lagre, administrere, behandle, hente og rapportere sine økonomiske data, slik at de kan brukes av regnskapsførere, konsulenter, forretningsanalytikere, ledere, økonomiansvarlige (CFO), revisorer, tilsynsmyndigheter og skattebyråer.

Spesielt trente regnskapsførere jobber grundig med AIS for å sikre den høyeste grad av nøyaktighet i selskapets økonomiske transaksjoner og journalføring, samt gjøre økonomiske data lett tilgjengelige for de som legitimt trenger tilgang til det - alt samtidig som dataene er intakte og sikre .

Regnskapsinformasjonssystemer består vanligvis av seks hovedkomponenter: personer, prosedyrer og instruksjoner, data, programvare, informasjonsteknologiinfrastruktur og internkontroll. La oss se på hver komponent i detalj.

Introduksjon til regnskapsinformasjonssystemer

1. AIS-folk

Menneskene i en AIS er ganske enkelt systembrukere. Fagpersoner som kan trenge å bruke en organisasjons AIS inkluderer regnskapsførere, konsulenter, forretningsanalytikere, ledere, økonomiansvarlige og revisorer. En AIS hjelper de forskjellige avdelingene i et selskap å samarbeide.

For eksempel kan ledelsen etablere salgsmål som de ansatte deretter kan bestille riktig mengde varebeholdning på. Varebeholdningen varsler regnskapsavdelingen om en ny betalbarhet. Når salg skjer, kan selgere legge inn kundeordrer, regnskap kan fakturere kunder, lageret kan sette sammen bestillingen, fraktavdelingen kan sende den av, og regnskapsavdelingen blir varslet om en ny fordring. Kundeserviceavdelingen kan deretter spore kundesendinger og systemet kan lage salgsrapporter for styring. Ledere kan også se lagerkostnader, fraktkostnader, produksjonskostnader og så videre.

Med en godt designet AIS kan alle i en organisasjon som er autorisert til det, få tilgang til det samme systemet og få den samme informasjonen. En AIS forenkler også å få informasjon til personer utenfor organisasjonen når det er nødvendig.

For eksempel kan konsulenter bruke informasjonen i en AIS for å analysere effektiviteten av selskapets prisstruktur ved å se på kostnadsdata, salgsdata og inntekter. Revisorer kan også bruke dataene til å vurdere et selskaps interne kontroller, økonomiske forhold og overholdelse av Sarbanes-Oxley Act (SOX).

AIS bør utformes for å imøtekomme behovene til menneskene som skal bruke den. Systemet skal også være enkelt å bruke og skal forbedre, ikke hindre effektiviteten.

2. Prosedyrer og instruksjoner

Prosedyren og instruksjonene til en AIS er metodene den bruker for å samle inn, lagre, hente og behandle data. Disse metodene er både manuelle og automatiserte. Dataene kan komme fra både interne kilder (f.eks. Ansatte) og eksterne kilder (f.eks. Kunders online ordrer). Prosedyrer og instruksjoner blir kodet i AIS-programvare - de skal også "kodes" i ansatte gjennom dokumentasjon og opplæring. For å være effektive, må prosedyrer og instruksjoner følges konsekvent.

3. AIS-data

For å lagre informasjon, må en AIS ha en databasestruktur, for eksempel strukturert spørrespråk (SQL), et dataspråk som vanligvis brukes for databaser. AIS vil også trenge forskjellige inngangsskjermer for de forskjellige typene systembrukere og dataregistrering, samt forskjellige utdataformater for å imøtekomme behovene til forskjellige brukere og ulike typer informasjon.

Informasjonen i en AIS er all økonomisk informasjon som er relevant for organisasjonens forretningspraksis. Eventuelle forretningsdata som påvirker selskapets økonomi, bør gå inn i en AIS.

Type data som er inkludert i en AIS vil avhenge av virksomhetens art, men de kan bestå av følgende:

• salgsordrer
• kundefakturaerklæringer
• salgsanalyserapporter
• innkjøpsrekvisisjoner
• leverandørfakturaer
• sjekk registre
• hovedbok
• inventar data
• lønnsinformasjon
• tidtaking
• skatteinformasjon

Disse dataene kan deretter brukes til å utarbeide regnskapsmessige uttalelser og rapporter, for eksempel aldring på kundefordringer, avskrivnings- / amortiseringsplaner, prøvebalanse, resultat og tap, og så videre. Å ha alle disse dataene på ett sted - i AIS - letter en virksomhets journalførings-, rapporterings-, analyse-, revisjons- og beslutningsaktiviteter. For at dataene skal være nyttige, må de være fullstendige, riktige og relevante.

På den annen side inkluderer eksempler på data som ikke vil gå inn i en AIS, notater, korrespondanse, presentasjoner og manualer. Disse dokumentene kan ha et tangentielt forhold til selskapets økonomi, men med unntak av standard fotnoter er de ikke egentlig en del av selskapets økonomiske journalføring.

4. AIS-programvare

Programvarekomponenten i en AIS er dataprogrammene som brukes til å lagre, hente, behandle og analysere selskapets økonomiske data. Før det var datamaskiner, var en AIS et manuelt, papirbasert system, men i dag bruker de fleste selskaper dataprogramvare som grunnlag for AIS. Små bedrifter bruker kanskje Intuuts hurtigbøker eller Sage's Sage 50-regnskap, men det er andre. Små til mellomstore bedrifter kan bruke SAPs Business One. Mellomstore og store bedrifter kan bruke Microsofts Dynamics GP, Sage Groups MAS 90 eller MAS 200, Oracle's PeopleSoft eller Epicor Financial Management.

Kvalitet, pålitelighet og sikkerhet er viktige komponenter i effektiv AIS-programvare. Ledere er avhengige av informasjonen den gir for å ta beslutninger for selskapet, og de trenger informasjon av høy kvalitet for å ta gode beslutninger.

AIS-programvare kan tilpasses for å imøtekomme de unike behovene til forskjellige typer virksomheter. Hvis et eksisterende program ikke tilfredsstiller et selskaps behov, kan programvaren også utvikles internt med betydelige innspill fra sluttbrukere eller kan utvikles av et tredjepartsfirma spesifikt for organisasjonen. Systemet kan til og med legges ut til et spesialisert selskap.

For børsnoterte selskaper, uansett hvilket programvare og tilpasningsmuligheter virksomheten velger, vil Sarbanes-Oxley-forskrifter diktere strukturen til AIS til en viss grad. Dette skyldes at SOX-forskriften etablerer intern kontroll og revisjonsprosedyrer som offentlige selskaper må følge.

5. IT-infrastruktur

Infrastruktur for informasjonsteknologi er bare et fancy navn på maskinvaren som brukes til å betjene regnskapsinformasjonssystemet. De fleste av disse maskinvareelementene en bedrift måtte ha uansett, inkludert datamaskiner, mobile enheter, servere, skrivere, overspenningsvern, rutere, lagringsmedier og muligens sikkerhetskopiering av strømforsyning. I tillegg til kostnader inkluderer faktorer du må vurdere når du velger maskinvare hastighet, lagringsevne og om den kan utvides og oppgraderes.

Det viktigste er kanskje at maskinvaren som er valgt for en AIS må være kompatibel med den tiltenkte programvaren. Ideelt sett ville det ikke bare være kompatibelt, men optimalt - et klumpete system vil være mye mindre nyttig enn et raskt. En måte virksomheter enkelt kan oppfylle krav til maskinvare- og programvarekompatibilitet er ved å kjøpe et nøkkelferdig system som inkluderer både maskinvaren og programvaren virksomheten trenger. Å kjøpe et nøkkelferdig system betyr teoretisk sett at virksomheten vil få en optimal kombinasjon av maskinvare og programvare for AIS-en.

En god AIS bør også inneholde en plan for vedlikehold, service, utskifting og oppgradering av komponenter i maskinvaresystemet, samt en plan for avhending av ødelagt og utdatert maskinvare slik at sensitive data blir fullstendig ødelagt.

6. Internkontroller

Den interne kontrollen til en AIS er sikkerhetstiltakene den inneholder for å beskytte sensitive data. Disse kan være så enkle som passord eller så komplekse som biometrisk identifikasjon. En AIS må ha interne kontroller for å beskytte mot uautorisert datatilgang og for å begrense tilgangen til autoriserte brukere, som inkluderer noen brukere i selskapet. Det må også forhindre uautorisert filtilgang fra enkeltpersoner som bare får tilgang til utvalgte deler av systemet.

En AIS inneholder konfidensiell informasjon som ikke bare tilhører selskapet, men også til dets ansatte og kunder. Disse dataene kan omfatte personnummer, lønnsinformasjon, kredittkortnummer og så videre. Alle dataene i en AIS skal være kryptert, og tilgangen til systemet skal logges og overvåkes. Systemaktiviteten bør også kunne spores.

En AIS trenger også interne kontroller som beskytter den mot datavirus, hackere og andre interne og eksterne trusler mot nettverkssikkerhet. Det må også beskyttes mot naturkatastrofer og strømstøt som kan forårsake tap av data.

Hvordan en AIS fungerer i det virkelige liv

Vi har sett hvordan en godt designet AIS gjør det mulig for en virksomhet å løpe problemfritt på en daglig basis eller hindrer driften hvis systemet er dårlig designet. Den tredje bruken av en AIS er at når en bedrift er i trøbbel, kan dataene i AIS'en brukes til å avdekke historien om hva som gikk galt.

Tilfellene av WorldCom og Lehman Brothers gir to eksempler.

I 2002 brukte WorldCom interne revisorer Eugene Morse og Cynthia Cooper selskapets AIS for å avdekke 4 milliarder dollar i falske kostnadsfordelinger og andre regnskapsposter. Undersøkelsen deres førte til opphør av finansdirektør Scott Sullivan, samt ny lovgivning - Sarbanes-Oxley Act § 404, som regulerer selskapenes interne økonomiske kontroller og prosedyrer.

Når en undersøkte årsakene til Lehmans kollaps, var en gjennomgang av AIS og andre datasystemer en sentral komponent, sammen med dokumentinnsamling og gjennomgang, pluss vitneintervjuer. Letingen etter årsakene til selskapets fiasko "krevde en omfattende undersøkelse og gjennomgang av Lehmans drifts-, handels-, verdsettelses-, økonomiske, regnskapsmessige og andre datasystemer, " ifølge den 2.200 sider lange, ni-volums undersøkersrapporten.

Lehmans systemer gir et eksempel på hvordan en AIS ikke skal struktureres. Eksaminator Anton R. Valukas 'rapport sier: "På tidspunktet for konkursinnlevering opprettholdt Lehman et lappeteppe av over 2600 programvaresystemer og applikasjoner ... Mange av Lehmans systemer var arkane, utdaterte eller ikke-standard."

Sensoren bestemte seg for å fokusere sin innsats på de 96 systemene som fremsto som mest relevante. Denne undersøkelsen krevde opplæring, studie og prøving og feiling bare for å lære å bruke systemene.

Valukas 'rapport bemerket også, "Lehmans systemer var sterkt avhengige av hverandre, men forholdene deres var vanskelige å tyde og ikke godt dokumentert. Det krevde ekstraordinære anstrengelser å løsrive disse systemene for å få nødvendig informasjon."

(Ta også en titt på case study: The Collapse of Lehman Brothers. )

Bunnlinjen

De seks komponentene i en AIS samarbeider alle for å hjelpe nøkkelmedarbeidere med å samle inn, lagre, administrere, behandle, hente og rapportere sine økonomiske data. Å ha et godt utviklet og vedlikeholdt regnskapsinformasjonssystem som er effektivt og nøyaktig er en uunnværlig komponent i en vellykket virksomhet.

(Lær hvordan du kan få en jobb i dette feltet, les En guide til karrierer innen regnskapsinformasjonssystemer .)