Kjøpe-til-betaling
Kjøp til betaling er et integrert system som fullstendig automatiserer innkjøpsprosessen for varer og tjenester for en virksomhet. Systemet fikk navnet sitt fordi det håndterer alle aspekter ved anskaffelse fra kjøp av varer til betaling av leverandøren. De viktigste fordelene med å kjøpe til betaling er effektivitet, kostnadsbesparelser og økt synlighet av økonomiske og anskaffelser.
Forstå kjøp-til-betaling
Kjøp-til-betaling-systemet begynner med rekvisisjon, fortsetter til anskaffelse og slutter med betaling. Rekvisisjon er prosessen med å formelt be om en tjeneste, vare eller produkt med et kjøpsforespørselsskjema. Anskaffelser skjer når varene eller tjenestene er mottatt. Systemet slutter når betaling skjer.
Viktige takeaways
- Kjøp til betaling er et komplett kjøpesystem for virksomheter fra kjøp av varer til leverandørbetaling.
- Innkjøp til betaling kalles også P2P, anskaffelse til betaling, eProcurement eller req-to-check.
- Kjøp-til-betaling-prosessen er automatisert, sparer kostnader og reduserer risikoen.
- Kjøp til betaling er ikke designet for å fremskynde leverandørbetaling fordi dette ikke er i interessene til selskaper som ønsker å holde på kontantene sine så lenge som mulig.
- Kjøp-til-betaling-systemer er designet for å forbedre effektiviteten og den økonomiske kontrollen.
Kjøp til betaling søker å optimalisere innkjøpsprosessen, og dermed komme organisasjonen til gode gjennom bedre økonomisk kontroll og effektivitet. Dette strømlinjeformede, integrerte systemet sparer kostnader og reduserer risikoen. Et typisk kjøp-til-betaling-system inkluderer fem trinn og krav til gjennomføring:
- Kataloger : Kataloger fra foretrukne leverandører er det første kravet i et kjøp-til-betaling-system.
- Innkjøpsrekvisisjoner : Når et produkt er valgt fra en katalog, sender kjøperen en innkjøpsrekvisisjon til den aktuelle lederen.
- Innkjøpsordre arbeidsflyt : En innkjøpsordre blir generert når innkjøpsrekvisisjonen er godkjent av lederen.
- Fakturering : Dette er en kritisk komponent i et kjøp-til-betaling-system siden manuell behandling av fakturaer er en enorm arbeidskrevende og tidkrevende prosess. Automatisert fakturabehandling sparer tid og penger og inkluderer en avstemmingsfunksjon som matcher innkjøpsordrer til fakturaer.
- Betaling : Når en faktura er godkjent for betaling, genereres en fil i selskapets regnskapspliktige system. Den godkjente fakturaen resulterer i betaling til leverandøren innen utgangen av den perioden leverandøren har utvidet kreditt for.
Kjøp-til-betaling-systemer er ikke ment å fremskynde betalingsprosessen. Selv om dette ville være et prisverdig mål, er realiteten at det ikke ville være en prioritering for de fleste selskaper fordi å betale regninger raskere ville påvirke tidspunktet for deres egen kontantstrøm. Snarere er målet med et kjøp-til-betaling-system å forbedre effektiviteten og finanskontrollen siden finansavdelinger har rettidig kjøpt data til fingerspissene.
Rask fakta
Kjøp-til-betaling-systemer er automatiserte prosesser som reduserer arbeidskraftskostnadene og øker nøyaktigheten.
Beste fremgangsmåter for kjøp-til-betaling-systemer inkluderer solid teknologi som bruker et enkelt kontaktpunkt, for eksempel en leverandørportal, redusert kompleksitet i kataloger og kjøpskanaler, og støtte fra toppledelsen. Den kan gi viktige data om hvor mye som brukes, hvilke produkter eller tjenester som mottas og leveringstider.
Sammenlign Navn på leverandør av investeringskontoer Beskrivelse Annonsørens avsløring × Tilbudene som vises i denne tabellen er fra partnerskap som Investopedia mottar kompensasjon fra.