Accounting Information System (AIS)

Hva er et regnskapsinformasjonssystem (AIS)?

Et regnskapsinformasjonssystem (AIS) innebærer innsamling, lagring og behandling av økonomiske og regnskapsmessige data brukt av interne brukere for å rapportere informasjon til investorer, kreditorer og skattemyndigheter. Det er vanligvis en datamaskinbasert metode for å spore regnskapsaktivitet i forbindelse med informasjonsteknologiressurser. En AIS kombinerer tradisjonell regnskapspraksis, for eksempel bruk av Generelt aksepterte regnskapsprinsipper (GAAP), med moderne informasjonsteknologiressurser.

Hvordan et regnskapsinformasjonssystem (AIS) brukes

Et regnskapsinformasjonssystem inneholder forskjellige elementer som er viktige i regnskapssyklusen. Selv om informasjonen i et system varierer mellom bransjer og forretningsstørrelser, inkluderer en typisk AIS data relatert til inntekter, utgifter, kundeinformasjon, medarbeiderinformasjon og skatteinformasjon. Spesifikke data inkluderer salgsordrer og analyserapporter, innkjøpsrekvisisjoner, fakturaer, sjekkregistre, varebeholdning, lønn, hovedbok, prøvebalanse og regnskapsinformasjon.

Et regnskapsinformasjonssystem må ha en databasestruktur for å lagre informasjon. Denne databasestrukturen er vanligvis programmert med spørrespråk som gjør det mulig å manipulere tabeller og data. En AIS har mange felt å legge inn data i tillegg til å redigere tidligere lagrede data. I tillegg er regnskapsinformasjonssystemer ofte sikrede plattformer med forebyggende tiltak iverksatt mot virus, hackere og andre eksterne kilder som prøver å samle informasjon. Cybersikkerhet blir stadig viktigere ettersom flere og flere selskaper lagrer dataene sine elektronisk.

De forskjellige utgangene fra et regnskapsmessig informasjonssystem illustrerer allsidigheten til dets datamanipuleringsfunksjoner. En AIS produserer rapporter inkludert aldringsrapporter om kundefordringer basert på kundeinformasjon, avskrivningsplaner for anleggsmidler og prøvesaldo for finansiell rapportering. Kundelister, beskatningsberegninger og lagernivå kan også reproduseres. Korrespondanser, notater eller presentasjoner er imidlertid ikke inkludert i AIS fordi disse varene ikke er direkte relatert til selskapets økonomiske rapportering eller bokføring.

Fordeler med regnskapsinformasjonssystemer

Interdepartmental grensesnitt

Et regnskapsinformasjonssystem forsøker å grensesnitt på tvers av flere avdelinger. Innenfor systemet kan salgsavdelingen laste opp salgsbudsjettet. Denne informasjonen brukes av lagerstyringsteamet til å utføre varetelling og kjøpe materialer. Ved kjøp av varelager kan systemet varsle kundeavdelingen om den nye fakturaen. En AIS kan også dele informasjon om en ny ordre slik at produksjons-, frakt- og kundeserviceavdelingene er klar over salget.

Internkontroller

En integrert del av regnskapsinformasjonssystemer vedrører internkontroll. Retningslinjer og prosedyrer kan plasseres i systemet for å sikre at sensitiv kunde-, leverandør- og forretningsinformasjon opprettholdes i et selskap. Gjennom bruk av fysiske tilgangsgodkjenninger, innloggingskrav, tilgangslogger, autorisasjoner og segregering av plikter, kan brukere begrenses til bare relevant informasjon som er nødvendig for å utføre deres forretningsfunksjon.

Sammenlign Navn på leverandør av investeringskontoer Beskrivelse Annonsørens avsløring × Tilbudene som vises i denne tabellen er fra partnerskap som Investopedia mottar kompensasjon fra.

Relaterte vilkår

Slik fungerer hovedbøker En hovedbok representerer journalsystemet for selskapets økonomiske data med debet- og kredittkontooppføringer som er validert av en prøvebalanse. mer Hva er cybersecurity? Cybersecurity viser til tiltakene som er gjort for å holde elektronisk informasjon privat, alt fra personlig beskyttelse til kompleks myndighetsbeskyttelse. mer Datavarehus: Forstå elektronisk lagring Datavarehus er elektronisk lagring av en stor mengde informasjon fra en virksomhet, på en måte som er sikker, pålitelig, enkel å hente og enkel å administrere. mer Definisjon av ledelsesregnskap Definisjon Ledende regnskap er praksisen med å analysere og formidle økonomiske data til ledere, som bruker informasjonen til å ta forretningsavgjørelser. mer Forstå fakturaer En faktura er et kommersielt dokument som spesifiserer og registrerer en transaksjon mellom en kjøper og en selger. Hvis varer eller tjenester ble kjøpt på kreditt, spesifiserer fakturaen betingelsene for avtalen og gir informasjon om tilgjengelige betalingsmåter. mer Definisjon av intern revisjon En intern revisjon tilbyr risikostyring og evaluerer effektiviteten til et selskaps interne kontroller, selskapsstyring og regnskapsprosesser. mer Partnerkoblinger