Er du ERISA-kompatibel? Følg denne sjekklisten

Mange virksomheter tilbyr en form for kvalifisert pensjonsplan, og i den forbindelse faller de under styringsretningslinjene i lov om arbeidstakeres pensjonssikkerhet fra 1974 (ERISA). ERISA etablerer retningslinjer og minstestandarder designet for å beskytte ansatte i private selskaper som deltar i pensjons- og velferdsplaner. Bedrifter som administrerer en kvalifisert pensjonsplan som ikke er i full overensstemmelse med ERISA, kan bli pålagt kostbare straffer.

Hvis pensjonsplanen til ansatte gir en fremtidig pensjonsinntekt eller lar de ansatte utsette inntektene til pensjon, er det en ERISA-plan. Som arbeidsgiver som leverer disse fordelene med ERISA-planen, blir du også ansett av ERISA for å være en navngitt fiduciær som påtar seg ansvaret for å administrere disse planene, og på samme måte som ansvaret dersom planene dine ikke overholder retningslinjene og standardene fastsatt av ERISA.

Blir overholdt ERISA

Å oppfylle kravene til ERISA-samsvar trenger ikke å være for tyngende. Selv om det er mange krav, kan en god tredjepartsadministrator (TPA) ta mye av belastningen. Mange av kravene er kalenderdrevet, og krever innleveringsskjemaer innen bestemte frister. Disse fristdatumene danner en sjekkliste som kan administreres av en TPA eller en personell medarbeider. Andre krav skal oppfylles på ad hoc-basis etter omstendighetene tilsier det.

ERISA kalender sjekkliste

Administrering av 401 (k) planer innebærer å utføre visse ERISA-samsvarsoppgaver i henhold til en årlig plan. Dette er de vanligste oppgavene som bør være en del av de fleste selskapenes sjekklister.

Første kvartal av planåret: Gi fordeler for fjerde kvartal for å planlegge deltakerne senest 45 dager etter kvartalets slutt. Gjør arbeidsgiveravgift før året for å få et skattefradrag for året før.

Andre kvartal: Gi fordelene for første kvartal for å planlegge deltakere. Distribuer overskytende utsettelser gjort i 2015 over IRC § 402 (g) -grensen. For plandeltakere som fyller 70 ½ år året før, del ut førsteårs obligatoriske minimumsfordelinger.

Tredje kvartal: Gi fordeler for andre kvartal. Filskjema 5500 for foregående år eller filskjema 5558 for en utvidelse på 2, 5 måneder. Hvis plandokumentet ble endret i løpet av året før, distribuerer du en ny sammendragsplanbeskrivelse til deltakerne. Distribuer en sammendragsrapport for året før for å planlegge deltakere.

Fjerde kvartal: Gi fordeler for tredje kvartal. Send aktuelle merknader til deltakerne, inkludert avdrag på eller endringer i en trygg havn 401 (k) -plan, Qualified Default Investment Alternative (QDIA) eller automatisk påmelding. Rett eventuelle ADP / ACP-testfeil, og betal 10% avgift.

Pågående ERISA-krav

Noen ERISA-krav pågår som en del av planadministrasjonen eller utløst av forekomster.

Overholdelse av plandokument: Sørg for at planstyringen kontinuerlig overholder plandokumentets vilkår. Skattemyndighetene anser enhver unnlatelse av å strengt følge plandokumentets betingelser som en driftsfeil, som, hvis ikke utbedret, kan føre til diskvalifisering av planen.

Årlig avsløring av deltakeravgift: Alle planberettigede ansatte, oppsagte ansatte og mottakere med kontosaldo må motta deltakeravgift hver 12. måned.

Melding om planendring: Deltakerne må varsles om endringer i planen 30 til 90 dager før endringens ikrafttredelsesdato.

Mulighet for å melde seg inn: Alle ansatte som har oppfylt planens alder og servicekrav, skal få muligheten til å melde seg på. De bør motta alle nødvendige skjemaer og instruksjoner sammen med en sammendragsplanbeskrivelse og eventuelle aktuelle deltakervarsler.

Overholdelse av lån: Forsikre deg om at utestående lån blir tilbakebetalt i samsvar med planens policybetingelser og låntakernes låneseddel.

Rettidig innskudd: Forsikre deg om at utsettelser og utbetalinger av ansatte blir satt inn til rett tid, vanligvis samtidig med innskudd på lønn.

Gjennomføre kvartalsvis rengjøring: Kassér ut små kontosaldoer for oppsagte ansatte. Behandle standard mislighold, og bruk eventuelle ikke tildelte tap.

Selv om de fleste av disse kravene kan administreres av en TPA, har sponsoren til arbeidsgiverplanen en tillitsplikt for å sikre at de blir oppfylt og utført riktig.