Hvordan skal et selskap budsjettere for kapitalutgifter?

Prosessen med å budsjettere for investeringer er viktig for at en virksomhet skal kunne operere og vokse fra en sunn økonomisk stilling. Kapitalutgifter er utgifter en virksomhet gjør for å generere økonomiske fordeler over en periode på år.

En kapitalkostnad er kostnaden for en eiendel som har nytteverdi, og er med på å skape overskudd i en lengre periode enn inneværende skatteår. Dette skiller dem fra driftsutgifter, som er utgifter til eiendeler som blir kjøpt og konsumert innen samme skatteår.

For eksempel er skriverpapir en driftskostnad, mens skriveren i seg selv er en kapitalkostnad. Kapitalutgiftene er mye høyere enn driftsutgiftene, som dekker kjøp av bygninger, utstyr og firmakjøretøyer. Kapitalutgifter kan også omfatte varer som penger brukt til å kjøpe andre selskaper eller til forskning og utvikling. Driftsutgifter er akkurat det navnet betyr, utgiftene som kreves for at selskapet skal operere fra uke til uke eller måned til måned.

Planlegging av kapitalutgifter

Fordi kapitalutgifter representerer betydelige investeringer i kontanter designet for å vise avkastning på kapitalinvesteringen over en periode på år, er det viktig for selskapene å planlegge nøye for dem.

Nesten alle selskaper budsjetterer separat for kapitalutgifter. Å ha et eget budsjett fra driftsutgiftene gjør det enklere for selskapene å beregne de respektive skattespørsmålene. For driftskostnader gjelder fradrag gjeldende skatteår, men fradrag for kapitalutgifter er fordelt over år som avskrivninger eller amortiseringer.

Utarbeide et budsjett for kapitalutgifter varierer fra selskap til selskap, avhengig av faktorer som selskapets virksomhet og selskapets størrelse. I store firmaer kan det første trinnet i kapitalbudsjettering være enkeltavdelinger i selskapet som sender inn forespørsler om ting avdelingen trenger som faller inn under overskriften kapitalutgifter. Til slutt blir imidlertid investeringene uunngåelig bestemt av øverste ledelse og eiere.

Ledelsens rolle i kapitalutgifter

For det første innebærer kapitalbudsjettering veldig store utgifter, og det er ledelsen som må gjøre evalueringen av om investeringen i eiendeler er verdt kostnaden. Kapitalutgifter påvirker nesten alltid driftsutgiftene ettersom kjøpte varer må opprettholdes og det "store bildet" må vurderes.

Ledelsen må ringe om kapitalutgiftene kommer direkte fra selskapsmidler eller om de må finansieres. Leasing er også et alternativ, en som blir tiltalende hvis et selskap kjøper eiendeler som datamaskiner eller annet teknologiutstyr - gjenstander som fort kan bli foreldet.

Budsjettering for investeringer er avgjørende for fremtidig planlegging og budsjettering. Ved å bestemme seg for en viss investering, gir et selskap ledelse en uttalelse om synet på selskapets nåværende økonomiske tilstand og utsiktene for fremtidig vekst.

Vedtak om kapitalbudsjettering gir også en indikasjon på hvilken retning selskapet planlegger å bevege seg i årene fremover. Budsjett for investeringsutgifter er ofte konstruert for å dekke perioder på fem til 10 år og kan tjene som viktige indikatorer for et selskaps "femårsplan" eller langsiktige mål.