Forespørsel om forslag (RFP)
En forespørsel om forslag (RFP) er et forretningsdokument som kunngjør og gir detaljer om et prosjekt, samt anmoder bud fra entreprenører som vil hjelpe til med å fullføre prosjektet. De fleste organisasjoner foretrekker å bruke RFP-er, og i mange tilfeller bruker myndighetene bare forespørsler om forslag. En forespørsel om forslag til et spesifikt program kan kreve at selskapet vurderer budene for å undersøke muligheten for det, det budgivende selskapets helse og tilbudsgiverens mulighet til å gjøre det som blir foreslått.
Viktige takeaways
- En forespørsel om forslag er en kunngjøring om prosjektfinansiering lagt ut av en organisasjon som selskaper legger inn bud på.
- RFP skisserer anbudsprosessen og avtalevilkårene og veileder hvordan budet skal formateres.
- RFPer brukes først og fremst av offentlige etater for å få et lavest mulig bud.
- RFPs lar det anmodende selskapet få flere budgivere.
Forståelse av forespørsler om forslag (RFP)
RFPs skisserer anbudsprosessen og kontraktsvilkårene, og gir veiledning om hvordan bud skal formateres og presenteres. De er vanligvis forbeholdt komplekse prosjekter. Disse forespørslene spesifiserer arten av prosjektet og evalueringskriteriene som viser hvordan forslag blir gradert. Forespørsler kan omfatte en arbeidserklæring, som beskriver oppgaver som skal vinnes av den vinnende budgiveren og en tidslinje for å levere ferdig arbeid. De inneholder også informasjon om den utstedende organisasjonen og virksomhetsområdet.
RFPs guider også budgivere i hvordan de kan utarbeide forslag. De kan skissere instruksjoner om hvilken informasjon budgiveren må inkludere og ønsket format.
Forslaget skal ikke være for detaljert, da det kan hindre entreprenørens kreativitet, og det skal ikke være så vagt at entreprenøren blir stubbet.
Flertallet av RFP-er blir sendt inn av offentlige etater og andre involverte i offentlig sektor. De er vanligvis pålagt å åpne for konkurranse blant private selskaper for å gjøre prosessen rettferdig. For å holde kostnadene lave, ønsker disse byråene å sikre at de får det laveste og mest konkurransedyktige budet.
Årsaken til at en organisasjon kan legge ut en RFP er å få flere bud. Den søker organisasjonen kan ha fordel av flere budgivere og perspektiver. For eksempel kan en virksomhet som ønsker å endre rapporteringsprosessen fra et papirbasert system til et datamaskinbasert system, komme med en forespørsel om forslag til maskinvare, programvare og brukeropplæring for å etablere og integrere det nye systemet i virksomheten.
Krav til forespørsel om forslag
Offentlige etater eller andre enheter kan bli pålagt å sende inn forespørsler om forslag for å gi full og åpen konkurranse for å redusere kostnadene for en løsning. Å akseptere et forslag som er mest lydhør for spesifikasjoner, betyr ikke alltid at det er det laveste budet.
Å opprette en forespørsel om forslag på en dyktig måte kan diktere suksessen eller mislykka av den resulterende løsningen. Hvis spesifiserte krav er for vage, kan det hende at budgiveren ikke designer og implementerer en komplett løsning for problemet. Hvis kravene er for detaljerte og restriktive, kan budgiveres kreativitet og innovasjon være begrenset.
RFP-prosessen begynner med å utarbeide en forespørsel om forslag. Tilbudsgivere vurderer anmodningen og sender inn forslag til forbedring. Etter implementering av tilbakemelding blir den endelige forespørselen om forslag utstedt. Tilbudsgivere sender deretter inn forslagene sine. Kunden velger en liten gruppe budgivere og inngår forhandlinger om priser og tekniske detaljer. Kunden kan be de gjenværende budgiverne om å levere et beste og endelige tilbud før han tildeler en kontrakt. Kontrakten blir presentert for selskapet som gir den beste løsningen på problemet.
Eksempel på en forespørsel om forslag
Si for eksempel at Federal Railroad Administration avgir forespørsel om forslag til finansiering, design, konstruksjon, drift og vedlikehold av et høyhastighetsbanesystem. Interesserte parter legger inn forslag som oppfyller kravene beskrevet i dokumentet. Basert på forslagene mottatt innen fristen, oppretter Transportdepartementet kommisjoner for videre gjennomgang og utvikling av forslagene. DOT velger forslaget som mest omfatter sine mål og ansetter selskapet til å utføre arbeidet.
Sammenlign Navn på leverandør av investeringskontoer Beskrivelse Annonsørens avsløring × Tilbudene som vises i denne tabellen er fra partnerskap som Investopedia mottar kompensasjon fra.