Tips om tidsstyring for finansielle fagpersoner

Finansverdenen har utviklet seg til en meget konkurransedyktig arbeidsplass. Selv om det bare er 24 timer på en enkelt dag, som ordtaket sier, er tiden penger. Derfor er effektiv tidsstyring et konkurransefortrinn for enhver økonomipersonell som ønsker å bli mer produktiv og øke kvalitetstiden vekk fra jobben.

Imidlertid er det mange distraksjoner som kan holde deg på jobb lenger enn nødvendig. Les videre for å lære om noen av disse vanlige tidspillene og finn ut om en rekke tips om tidsledelse som vil få deg til å gjøre mer arbeid på kortere tid.

Det svarte hullet

Det er forskjellige tidsspillere som kan suge ned produktiviteten. For eksempel blir finansiere profesjonelt fristet til å multitaske. Anta at du er rådgiver, og mellom kl. 08.30 og 10 på en onsdag morgen klarer du å oppnå følgende:

• Du jobber på et regneark,
• Men stopp etter å ha blitt avbrutt av to nye e-postmeldinger,
• Send deretter av seks e-poster på rad,
• Etterfulgt av å sjekke en college venns bryllupsbilder på Instagram,
• Godta deretter en invitasjon til en sosial utflukt via en slakk melding,
• Før du felt to uventede samtaler fra potensielle kunder, og
• Til slutt blir vi tvunget til å henge brått på mens manageren din er innom for å minne deg på at du er fem minutter forsinket til personalmøtet.

Høres dette ut som en typisk morgen for deg? Hvis det er tilfelle, og spesielt hvis du jobber i et bedriftsmiljø som er et grendel, som et private equity-selskap eller investeringsbank, er du sannsynligvis i den laveste ytelsen enn sammenlignet med jevnaldrende.

Fem eller ti år fra nå, er det ingen som vil huske, bry seg om eller promotere deg for alt det travle arbeidet du har utført. Ville verden ha brydd seg om Thomas Jefferson var ferdig med mye papir-blanding, men aldri bidratt til å skrive uavhengighetserklæringen? Det samme er i jobben din - organisasjonen din verdsetter nødvendig arbeid og mesterverk, ikke travelt.

Planlegger

Fullfør den kommende ukens "to do" -liste hver søndag ettermiddag, fortrinnsvis ved å bruke en applikasjon eller webtjeneste som synkroniseres på alle enhetene dine. Uthev elementene som er helt avgjørende for din suksess på jobben og i ditt personlige liv. De som ikke er fremhevet, er sannsynligvis ting du kan delegere, utsette eller unngå helt.

I finans inkluderer kritiske leveranser rapporter eller forskning som må være nøyaktig og sendt inn før en frist. Organisasjonen din blir tjent bedre hvis du fokuserer på å forbedre kvaliteten på disse rapportene, i motsetning til bare å gjøre en anstendig jobb med dem, slik at du kan frigjøre tid til ikke-viktige elementer (som å svare på e-post med lav prioritet eller delta i en lang -svindlet møte).

Tilsvarende, ti minutter før du forlater jobben hver dag, bør du avslutte listen over neste dags handlinger og nummerere dem i rekkefølge av betydning og prioritering. Igjen, spør deg selv kontinuerlig om alle tingene du ikke egentlig trenger å gjøre - tingene som ikke oppfyller en viss produktivitetsgrense.

(Ta også en titt på Finn din nisje i finansnæringen.)

multitasking

Suksess i økonomi koker ned til ens evne til alltid å levere kritiske og umiddelbare leveranser. Hva er den avgjørende informasjonen og datapunktene dine økonomisjefer er avhengige av? Hva kan du levere for å hjelpe organisasjonen og / eller kundene dine til å vinne? Innebærer det rettidig innsending av en revisjonsrapport, nøyaktige beregninger av netto nåverdi på et foreslått prosjekt eller sikre at formlene på Excel fører til riktige samlede totaler?

På slutten av dagen er det ingen som bryr seg om alle e-postene du har utvekslet, sosiale klubbmøtene du deltok på eller den kronologiske arkiveringen av mapper i kabinettet ditt. Multitasking forhindrer stadig individer fra å gi sitt beste på noen få kritiske leveranser arbeidsgiverne virkelig forventer av dem.

Gjør de viktige, vanskelige, presserende og høyeste verdi-handlingene først. Suksess i finans kan innebære enkelhet i metoder for hvordan du tilnærmer deg oppgavene dine. Dette kan virke brutalt enkelt for den velleste og uinnvidde nyutdannede, men gjør en ting om gangen og ikke stopp før den er fullført. Hvis oppgavene dine forholder seg til et langsiktig prosjekt, hakk det opp til kortere milepæler og avslutt på forhånd. Som Henry Ford sa: "Ingenting er spesielt vanskelig hvis du deler det inn i små jobber." Å gjøre ting fra start til slutt eliminerer kostbare ineffektiviteter fordi du vil unngå å måtte starte på nytt og kalibrere på forskjellige, ikke-relaterte elementer.

Hvis du bruker tre timer hver uke på ubrukelige oppgaver, legger dette opp til omtrent 150 timer per år. Din tilknytning noen få pulter fra deg, som er mer effektiv og legger inn 150 timer mer per år, vil sannsynligvis glede seg over noen få kampanjer og lønnsøkninger som andre ikke fikk.

(Utforsk typene jobber i finansbransjen med Financial Career Options for Professionals.)

Innboks

Innboksen din er en stor tid bortkastet. Hvis et flertall av e-postene dine ikke er relevante for de øyeblikkelige oppgavene du har, vil du fylle sporadisk dagen med søppelinformasjon.

For å unngå dette:

• Angi forhåndsbestemte tider for å sjekke e-posten din, og sjekk innboksen ikke mer enn tre eller fire ganger per dag.
• Lag en ettertidsmappe for e-postmeldinger du bør komme til, men som ikke haster. Denne mappen er spesielt nyttig for deg å komme tilbake til viktige forespørsler som kan vente i noen få virkedager før du får svar fra deg.
• Send bare de mest kritiske e-postene i løpet av arbeidsdagen din. Selv om det er viktig å holde seg oppdatert i gruppen din, kan en stor del av tiden din bli kastet bort av uerfarne eller mindre disiplinerte kolleger som oversvømmer innboksen din med irrelevante meldinger. Du kan redusere denne typen e-postmeldinger ved å ikke svare på de som ikke er arbeidsrelaterte.
• Tøm innboksen før du forlater jobben. Du kan oppnå dette ved å lage prosjektrelaterte mapper der du kan parkere e-postmeldinger relatert til spesifikke problemer. Hvis du holder innboksen tom, sparer du tid ved å eliminere ikke-kjernemeldinger fra oppmerksomheten. Hvis det er elementer som absolutt krever oppmerksomhet i løpet av de neste timene eller dagen etter, må du plassere dem i en hastemappe.

Andre tidsbesparende tips

Hold oversikt over hvor mye tid du virkelig kaster bort

Lag et enkelt regneark som lar deg legge inn estimert tid du har kastet bort i trivielle forhold. Gjør dette på daglig basis. Når du utvikler og opprettholder denne vanen, vil du trene deg opp til å gjenkjenne viktige saker når du møter dem.

Behandle bare papirdokumenter en gang

Når de er behandlet, kan du arkivere dem, sende dem inn eller bli kvitt dem.

Direkte melding kollegaene dine

Å gå rundt på kontoret eller mellom avdelingene kan koste deg noen timer per uke - og vi vet hvor kostbart det er på en årlig basis. Med mindre det er en viktig eller komplisert sak, er bruk av direktemeldinger gjennom et bedriftsmeldingssystem eller godkjent webtjeneste ofte en mer effektiv måte å raskt få svar på en rekke spørsmål.

Vet hvor alt er til enhver tid

Dette inkluderer både elektronisk og papirinformasjon. Hvis du verdsetter tiden din, ikke kast bort den på å lete etter ting.

Skill oppgavene dine i fire kategorier:

1. Presserende og viktig - for eksempel økonomiske og regnskapsmessige rapporter med strenge og nærmer seg frister.

2. Ikke presserende og viktig - for eksempel nettverk innen din finansgruppe, treningsklasser, etc.

3. Haster og ikke viktig - for eksempel sporadiske meldinger fra innboksen din og "registrer deg forfallsdato" for klubbmøter.

4. Ikke presserende og ikke viktig - for eksempel ti minutters samtaler av automaten, sjekke fantasy-fotball, etc.

(Det er klart at du bør bruke så mye av dagen din som mulig på den første kategorien.)

Delegert, delegert, delegert

Dette er det som vil skille deg fra pakken når du beveger deg opp i organisasjonen. Håndter oppgaver som bare du kan utføre. Når du forbedrer dine tidsstyringsevner, vil du snart ha direkte rapporter tildelt deg. Tildel oppgaver som du ikke trenger å håndtere selv så mye som mulig. Du bør bare gjøre ting som absolutt krever oppmerksomhet eller kompetanse.

Ikke administrer din personlighet

Finansiere skal ha tidsledelsesferdigheter, men de bør også ha rapport og velvilje med interne kolleger og det eksterne samfunnet. Å fokusere utelukkende på tid kan få deg til å virke slitende, noe som vil avsky mange mennesker når de er rundt deg, inkludert i sosiale og forretningsutviklingsmessige omgivelser. Hvis du ikke er forsiktig, vil du gå rundt og tenke at du er tidsstyringsguru, men du vil være helt uvitende om "sosial idiot" -stemplet på pannen.

Kommunikasjons-, ledelses- og forretningsutviklingsevner er like viktige som tidstyringsevner. Når økonomipersonell rykker opp i karrieren, vil ikke bare tidsstyringsevnen være tilstrekkelig til å hjelpe dem med å nå neste nivå (dvs. utøvende nivå).

Bunnlinjen

Hvis du verdsetter livet ditt, verdsetter du tiden din. Arbeidslivet er en delkomponent i det større bildet av livet ditt - nivået på bidrag og service som du kan tilby andre avhenger av din evne til å få mest mulig ut av den begrensede tiden du har tildelt. Husk: Det er de viktige tingene som arbeidsgiveren din forventer at du skal levere med det antallet. Arbeidsgiveren din vil ikke bry seg mye om alt annet, og det bør du heller ikke.

(For mer, les Økonomisk effektivitet: Analytikerens guide til tidsstyring.)