Hvordan budsjettering fungerer for selskaper

Et budsjett er en prognose for inntekter og utgifter over en spesifikk fremtidig periode. Budsjetter brukes av selskaper, myndigheter og husholdninger. Budsjetter er en integrert del av å drive en virksomhet effektivt. Budsjettering for selskaper fungerer som en handlingsplan for ledere så vel som et sammenligningspunkt ved en periode.

Budsjetteringsprosessen for selskaper kan være utfordrende, spesielt hvis kundene ikke betaler i tide eller inntekter og salg er periodisk. Det er flere typer budsjetter som selskaper bruker, inkludert driftsbudsjetter og hovedbudsjetter samt statiske og fleksible budsjetter. I denne artikkelen undersøker vi hvordan selskaper nærmer seg budsjettering, og hvordan selskaper takler mangler budsjettene.

Viktige takeaways

• Et budsjett er en prognose for inntekter og utgifter over en spesifikk periode. Budsjetter er en integrert del av å drive en virksomhet effektivt.
• Et statisk budsjett er et budsjett med tall basert på planlagte output og input for hver av firmaets divisjoner.
• Et kontantstrømbudsjett hjelper ledere med å bestemme mengden kontanter som genereres av et selskap i løpet av en periode.
• Fleksible budsjetter inneholder de faktiske resultatene og blir sammenlignet med selskapets statiske budsjett for å identifisere eventuelle avvik.

Hvordan budsjetter fungerer

Når folk flest tenker på budsjetter, kommer husholdningsbudsjettet til tankene. Selv om budsjetteringsprosessen for selskaper kan bli kompleks, sammenligner et budsjett vanligvis et selskaps inntekter eller fortjeneste kontra dets kostnader eller utgifter i en gitt periode.

Å bestemme og forutsi hvor mye du skal bruke på forskjellige utgifter og projisere salg er selvfølgelig bare en del av prosessen. Bedriftsledere må også kjempe med et utall andre faktorer, inkludert anslåtte kapitalutgifter, som er store innkjøp av anleggsmidler som maskiner eller en ny fabrikk.

Bedrifter må også planlegge for sitt løpende kontante behov, inntektsunderskudd og det økonomiske bakteppet. Uavhengig av type virksomhet, er evnen til å måle ytelse ved hjelp av budsjetter avgjørende for selskapets generelle økonomiske helse.

Typer budsjetter

Nedenfor er noen av de vanligste budsjettartene som selskaper bruker når de skal forutse antall.

Master Budsjett

De fleste selskaper vil starte med et hovedbudsjett, som er en projeksjon for det samlede selskapet. Masterbudsjetter prognoserer vanligvis hele regnskapsåret. Hovedbudsjettet vil omfatte anslag for poster i resultatregnskapet, balansen og kontantstrømoppstillingen. Disse anslagene kan omfatte inntekter, utgifter, driftskostnader, salg og kapitalutgifter.

Statisk budsjett

Et statisk budsjett er et budsjett med tall basert på planlagte output og input for hver av firmaets divisjoner. Et statisk budsjett er vanligvis det første trinnet i budsjettering, som avgjør hvor mye et selskap har og hvor mye det vil bruke. Det statiske budsjettet ser på faste utgifter, som ikke er varierende eller avhengig av produksjonsvolum og salg. For eksempel vil leie være en fast kostnad uavhengig av salgsvolum for et selskap.

Noen bransjer som ideelle organisasjoner mottar donasjoner og tilskudd som resulterer i et statisk budsjett som de ikke kan overstige. Andre bransjer bruker statiske budsjetter som utgangspunkt eller som grunntall, som ligner på hovedbudsjettet, og foretar justeringer på slutten av regnskapsåret hvis det trengs mer eller mindre i budsjettet. Når de oppretter et statisk budsjett, bruker ledere økonomiske prognosemetoder for å bestemme realistiske tall.

Driftsbudsjett

Driftsbudsjettet inkluderer utgifter og inntekter som genereres fra den daglige forretningsdriften i selskapet. Driftsbudsjettet fokuserer på driftsutgiftene, inkludert kostnader for solgte varer (COGS) og inntektene eller inntektene. COGS er kostnadene for direkte arbeid og direkte materialer som er bundet til produksjon.

Driftsbudsjettet representerer også de indirekte og administrative kostnadene som er direkte knyttet til å produsere varene og tjenestene. Driftsbudsjettet vil imidlertid ikke omfatte poster som kapitalutgifter og langsiktig gjeld.

Kontantstrømbudsjett

Et kontantstrømbudsjett hjelper ledere med å bestemme mengden kontanter som genereres av et selskap i løpet av en periode. Tilstrømningen og utstrømningen av kontanter for et selskap er viktig fordi utgifter må betales fra de genererte kontantene. For eksempel kan overvåking av samlingen av kundefordringer, som er penger skyldt kundene, hjelpe selskaper å forutsi kontant forfall i en bestemt periode. Prognosering av kontanter kan være utfordrende hvis kundene får 30 dager til å betale en faktura, men i stedet betaler om 90 dager.

Kontantstrømbudsjetter er med på å undersøke tidligere praksis for å undersøke hva som fungerer og hva som ikke fungerer og gjøre justeringer. For eksempel kan et selskap søke om en kortsiktig kredittgrense fra en bank for å sikre at de kontanter i tilfelle en klient betaler for sent. Bedrifter kan også be om mer fleksible alternativer for kundefordring, som er penger som skyldes leverandører, for å hjelpe til med kortsiktige kontantstrømbehov.

Bruke et budsjett for å evaluere ytelse

Når en periode er avsluttet, må ledelsen sammenligne prognosene fra det statiske budsjettet eller hovedbudsjettet med selskapets resultater. Det er på dette stadiet som selskaper beregner om budsjettet kom i tråd med planlagte utgifter og inntekter.

Fleksibelt budsjett

Et fleksibelt budsjett er et budsjett som inneholder tall basert på faktisk produksjon. Det fleksible budsjettet sammenlignes med selskapets statiske budsjett for å identifisere eventuelle avvik (eller forskjeller) mellom de forventede utgiftene og de faktiske utgiftene.

Med et fleksibelt budsjett multipliseres budsjetterte dollarverdier (dvs. kostnader eller salgspriser) med faktiske enheter for å bestemme hvilket bestemt antall som vil bli gitt til et nivå på produksjon eller salg. Beregningen gir de totale variable kostnadene som er involvert i produksjonen. Den andre komponenten i det fleksible budsjettet er de faste kostnadene. Vanligvis skiller ikke de faste kostnadene mellom statiske og fleksible budsjetter.

Siden fleksible budsjetter bruker dagens periode - salg, inntekter og utgifter - kan de bidra til å lage prognoser basert på flere scenarier. Bedrifter kan beregne ulike utfall basert på forskjellige utganger, for eksempel salg eller produserte enheter. Fleksible eller varierende budsjetter hjelper ledere med å planlegge for både lav ytelse og høy produksjon for å hjelpe seg klar uansett utfall.

Budsjettavvik

Som tidligere nevnt, kan det oppstå avvik mellom det statiske budsjettet og de faktiske resultatene. De to vanlige variansene kalles fleksibel budsjettvarians og salgsvolumvarians.

Den fleksible budsjettvariansen sammenligner det fleksible budsjettet med faktiske resultater for å bestemme hvilke effekter priser eller kostnader har hatt på driften.

Salgsvolumvariansen sammenligner det fleksible budsjettet med det statiske budsjettet for å bestemme effekten av et virksomhets salgsaktivitet på driften.

Fra disse to budsjettene kan et selskap utvikle individuelle fleksible og statiske budsjetter for ethvert element i driften. Avvikene er klassifisert som enten gunstige eller ugunstige.

Hvis salgsvolumvariasjonen er ugunstig (fleksibelt budsjett er mindre enn statisk budsjett), vil selskapets salg (eller produksjon med produksjonsvolumavvik) vise seg å være mindre enn forventet.

Hvis den fleksible budsjettsvariansen derimot var ugunstig, ville det være resultatet av priser eller kostnader. Ved å vite hvor selskapet kommer til kort eller overskrider merket, kan ledere evaluere selskapets resultater mer effektivt og bruke funnene for å gjøre de nødvendige endringene.

Et fleksibelt budsjett kan hjelpe selskaper med å gjøre rede for både variable og faste utgifter, skape en mer dynamisk prosess og føre til bedre prognoser.

Gjennomføring av budsjetter

For de fleste selskaper dukker det opp utgifter fra tid til annen. Statiske budsjetter fungerer vanligvis som en retningslinje, noe som betyr at de kan endres eller justeres når avvikene er identifisert via et fleksibelt budsjett. Forståelse for de forskjellige budsjettformene, og ledere kan få et vell av informasjon gjennom analyse av budsjettavvik som fører til mer informerte forretningsavgjørelser.